Tổ chức bộ máy 6 Sigma ở doanh nghiệp như thế nào để đạt hiệu quả năng suất?

Thành viên Ban chỉ đạo phải là những người có chuyên môn cao, nắm được công việc và đào tạo tốt về 6 Sigma. Chức năng của Ban chỉ đạo bao gồm: Lựa chọn các dự án cụ thể và phân bổ nguồn lực; Xem xét định kỳ về sự tiến bộ của các dự án, đưa ra ý kiến và hỗ trợ cần thiết; Thực hiện vai trò hỗ trợ cho các dự án 6 Sigma; Đánh giá quá trình, xác định thế mạnh và yếu điểm trong chương trình 6 Sigma; Khai thác ứng dụng các kết quả 6 Sigma vào hệ thống.

Ban chỉ đạo 6 Sigma cần có quy chế làm việc và phân công trách nhiệm rõ ràng. Chế độ làm việc của Ban cũng phải qui định rõ ràng ví dụ như tần suất các cuộc họp, chế độ báo cáo của các nhóm cải tiến đối với Ban cũng như chỉ dẫn và quyết định của Ban phải được qui định cụ thể.

Các vai trò và trách nhiệm thực hiện trong 6 Sigma bao gồm: Ban lãnh đạo (Leadership Council), là những người lãnh đạo cao cấp có trách nhiệm trong việc thực hiện 6 Sigma trong tổ chức.

Nhà vô địch (Deployment Champion), là giám đốc điều hành cấp cao chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện 6 Sigma trên toàn tổ chức. Thường Nhà vô địch sẽ báo cáo lãnh đạo cấp cao hơn và giám sát nhất đẳng đai đen.

Nhất đẳng đai đen (Master Black Belt) là đai đen có kinh nghiệm và thành công nhất, từng quản lý một vài dự án và là chuyên gia về phương pháp và công cụ 6 Sigma. Nhất đẳng đai đen là người thường trực chỉ đạo chương trình 6 Sigma, có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành trực tiếp về mặt kỹ thuật, đào tạo các đai đen dưới quyền về việc thực hành cải tiến. Thông thường mỗi tổ chức chỉ cần một vài Nhất đẳng đai đen vì để đào tạo một người trở thành Nhất đẳng đai đen rất công phu.

Nhà tài trợ (Sponsor hoặc Blue Belts) là người quản lý cấp cao hoặc cấp trung có vai trò phê duyệt “bản tuyên bố dự án”, đánh giá tiến độ của nhóm dự án trong các cuộc họp định kỳ, loại bỏ rào cản khi cần thiết, khuyến khích sự tiến bộ của nhóm và ghi nhận dự án hoàn thành. Mỗi dự án có ít nhất một nhà tài trợ. Nhà tài trợ là người cuối cùng chịu trách nhiệm cho sự thành công của dự án, chịu trách nhiệm đảm bảo quá trình đạt được các mục tiêu của 6 Sigma.

Ban chỉ đạo 6 Sigma đóng vai trò như một hội đồng khoa học của tổ chức để thảo luận, lựa chọn các khu vực trọng điểm cần cải tiến, lập kế hoạch dự án, theo dõi giám sát, đánh giá kết quả dự án.

Chủ quá trình (Process Owner) là người chịu trách nhiệm đối với một quá trình hoặc phần lớn hoạt động trong quá trình. Người này sẽ có vai trò đo và giám sát hiệu quả quá trình và thực hiện để đạt tới các mục tiêu cải tiến. Người chủ quá trình có thể đóng vai trò là trưởng nhóm dự án hoặc người tài trợ cho dự án. 

Đai đen (Black Belt) đóng vai trò lãnh đạo nhóm dự án 6 Sigma. Đai đen thường phải trải qua bốn đến năm tuần đào tạo về phương pháp 6 Sigma, các công cụ thống kê và kỹ năng làm việc nhóm. Đai đen là người đã được chứng nhận, dành toàn thời gian cải tiến quy trình với vai trò lãnh đạo dự án và huấn luyện viên. Họ dẫn dắt các nhóm cải tiến gồm các Đai xanh và Đai vàng và huấn luyện các Đai xanh có kinh nghiệm.

Đai đen được đặt yêu cầu hoàn thành số lượng nhất định các dự án cải tiến (cải tiến công việc, cải tiến liên tục Kaizen, cải tiến theo DMAIC) mỗi năm. Đặt mục tiêu số lượng các dự án cải tiến là bao nhiêu sẽ phụ thuộc vào chiều rộng và chiều sâu của các dự án. Ví dụ, một Đai đen có thể được dự kiến sẽ điều phối thực hiện một cải tiến trên công việc mỗi tháng, mỗi quý thực hiện dự án cải tiến nhỏ. Các Đai đen khác có thể đào tạo hai nhóm Đai xanh, tư vấn và chứng nhận 1 nhóm Đai xanh và làm việc cùng các Đai đen khác để hoàn thành hai dự án DMAIC lớn.

Đai đen được coi là hạt nhân của chương trình 6 Sigma, phụ trách cải tiến đối với một công việc, quá trình hay sản phẩm, thực hiện công việc dưới sự điều hành của Nhất đẳng Đai đen. Yêu cầu đối với Đai đen là phải tinh thông nghiệp vụ và nắm được công việc. Họ phải chịu trách nhiệm đối với từng quá trình cụ thể và hướng dẫn Đai xanh hoàn thành các dự án được giao. Năng lực của Đai đen sẽ quyết định sự thành công của chương trình 6 Sigma. 

Phát triển thêm nhiều Đai đen chính là một trọng tâm của chương trình 6 Sigma để đem lại thành công cho dự án cải tiến.

Đai xanh (Green Belt) dành bán thời gian tham gia vào một nhóm dự án Đai đen hoặc dẫn dắt các dự án nhỏ hơn. Thông thường, Đai xanh có hai tuần đào tạo trên lớn về phương pháp và công cụ thống kê cơ bản. Họ vẫn duy trì công việc bình thường và thực hiện nhiệm vụ hàng ngày của họ trong khi tham gia vào ít nhất một dự án cải tiến mỗi năm. Họ được dẫn dắt và huấn luyện bởi Đai đen tại một trong hai dự án họ đảm nhiệm, dự án còn lại họ có thể thực hiện độc lập sau khi đã có kinh nghiệm.

Trong một dự án, Đai xanh dự kiến sẽ dành không quá 20% thời gian thực hiện cải tiến trong quỹ thời gian làm việc của họ. Đai xanh là những trưởng nhóm dự án chịu trách nhiệm vận hành dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc công việc. Họ cần phải có kỹ năng tốt về tính toán, nhất là công cụ kiểm soát quá trình bằng thống kê và phải thành thạo công việc chuyên môn của mình.

Đai vàng (Yellow Belts) – thành viên mở rộng của nhóm để cung cấp dữ liệu (hoặc tư vấn) cho nhóm; hỗ trợ việc thu nhập dữ liệu và tham gia phân tích các nguyên nhân tiềm năng và giải pháp; hỗ trợ thực hiện các thay đổi của quá trình. Là người chuyên môn có nhận thức cơ bản về 6 Sigma (thông qua đào tạo không chính quy), có kinh nghiệm và chuyên môn liên quan cho một dự án cụ thể.

Nam Dương