Để thực hiện được chương trình Kaizen, tổ chức cần xây dựng được hệ thống khuyến nghị. Một hệ thống khuyến nghị cải tiến tốt sẽ khuyến khích giao tiếp hiệu quả giữa quản lý cao nhất và nhân viên/người công nhân cấp thấp nhất và khai thác được ý kiến ​​cải tiến dựa trên kinh nghiệm có được trong suốt quá trình làm việc.

Các nhân viên thực hiện công việc hàng ngày, nắm rõ quá trình thực hiện, do đó họ chính là người có khả năng cải tiến để làm cho quá trình được thực hiện dễ dàng hơn hoặc nhanh hơn.

Yếu tố thứ hai có thể góp phần vào thành công của chương trình thực hành Kaizen là cam kết của lãnh đạo cao nhất. Lãnh đạo cần có chiến lược, chính sách và mục tiêu một cách rõ ràng để có thể khuyến khích văn hóa cải tiến liên tục Kaizen trong doanh nghiệp (Imai, 1986). Chiến lược Kaizen với sự cam kết của lãnh đạo cao nhất, được thực hiện theo chu trình PDCA của Deming, Plan (Lập kế hoạch) – Do (Thực hiện) – Check (Kiểm tra) – Action (Hành động), được sử dụng như một công cụ để giải quyết các vấn đề khác nhau trong doanh nghiệp.

Việc hình thành giải quyết vấn đề làm việc cùng nhau để thực hiện Kaizen cũng được coi là chất xúc tác quan trọng.

Sự hiện diện của “Nhà vô địch Kaizen’’ (Kaizen Champion) trong doanh nghiệp là yếu tố thứ ba để thực hành Kaizen thành công. “Nhà vô địch Kaizen” có kiến thức, kỹ năng trong việc thực hiện Kaizen, có động lực cao và cam kết dẫn đầu các hoạt động cải tiến liên tục. Họ là những tác nhân thay đổi quan trọng trong doanh nghiệp.

Ngoài ra, giao tiếp hiệu quả và quản lý tri ​​thức cũng là những yếu tố quan trọng khác mà một “Nhà vô địch Kaizen” cần có để thực hiện thành công Kaizen. Người quản lý tại phân xưởng sản xuất thường là người có khả năng cao và phù hợp nhất trở thành “Nhà vô địch Kaizen” để dẫn dắt những thay đổi ở cấp độ phân xưởng bởi họ là cầu nối giữa quản lý cấp cao và nhân viên, đặc biệt là trong quá trình can thiệp để thay đổi. Nhà vô địch Kaizen đóng vai trò là người thúc đẩy.

Cơ cấu tổ chức cũng là yếu tố quan trọng khác ảnh hưởng đến kết quả thực hiện Kaizen. Các nhà quản lý cho thấy rằng tổ chức có cấu trúc ngang sử dụng mối quan hệ đặc biệt và thành viên có mức độ tự chủ, tự giác và cởi mở cao, có xu hướng thành công so với tổ chức quan liêu.

Việc hình thành giải quyết vấn đề (nhóm chất lượng và nhóm chức năng chéo) làm việc cùng nhau để thực hiện Kaizen cũng được coi là chất xúc tác quan trọng. Các nghiên cứu cho thấy việc trao quyền cho nhân viên là rất quan trọng đối với sự thành công của việc triển khai Kaizen. Việc trao quyền cho nhân viên sẽ khuyến khích họ tham gia tích cực hơn vào quá trình giải quyết vấn đề và nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với việc tìm ra giải pháp phù hợp.

Như vậy, sự tham gia của lãnh đạo, việc thiết lập và đo lường mục tiêu rõ ràng, có được những “Nhà vô địch Kaizen”, sự tham gia tích cực của nhân viên, sự sẵn sàng các nguồn lực, xây dựng cơ cấu tổ chức rõ ràng, hình thành được các nhóm chức năng chéo là yếu tố góp phần vào sự thành công của việc thực hiện Kaizen.

An Hạ