Quản lý sự thay đổi – tăng khả năng cạnh tranh cho tổ chức, doanh nghiệp

Định nghĩa về quản lý sự thay đổi

Nói một cách đơn giản, quản lý sự thay đổi là một kế hoạch cải tổ. Trong khi quản lý sự thay đổi đối với tổ chức đề cập đến các phương pháp xung quanh con người, quy trình và văn hóa, nó có ý nghĩa hoàn toàn khác khi áp dụng để kiểm soát những thay đổi chảy qua hệ thống CNTT, sản phẩm hoặc quá trình phát triển nền tảng phần mềm. Trong bảo mật thông tin, quản lý sự thay đổi CNTT là phương pháp giúp tổ chức thích ứng với các quy trình, công nghệ mới một cách dễ dàng và hiệu quả.

Kỳ vọng từ ban quản lý rất cao khi nói đến việc áp dụng công nghệ mới và các nhóm CNTT phải có khả năng triển khai các bản cập nhật dịch vụ thường xuyên cho phép tổ chức thích ứng với yêu cầu bảo mật và kinh doanh liên tục thay đổi. Cho dù họ đang triển khai dịch vụ mới, quản lý các dịch vụ hiện có hay giải quyết vấn đề trong mã, một quy trình quản lý thay đổi CNTT được vận hành trơn tru đã trở thành khả năng bắt buộc phải có để giúp họ vượt qua quá trình chuyển đổi.

Xây dựng năng lực thay đổi

Một nguyên tắc cơ bản của tất cả lý thuyết quản lý sự thay đổi là sự thay đổi không diễn ra trong một khuôn khổ. Theo cách này hay cách khác, nó tác động đến toàn bộ tổ chức và tất cả mọi người trong đó. Thực tế là luôn có một nhóm người muốn duy trì nguyên trạng. Điều này có nghĩa là để thay đổi thành công, chúng ta phải chuẩn bị, trang bị và hỗ trợ các cá nhân khi họ thực hiện các động tác, xây dựng một con đường ít kháng cự nhất đối với sự thay đổi.

Với việc quản lý sự thay đổi tốt, nhân viên có thể: Hiểu lý do tại sao sự thay đổi đang diễn ra; Áp dụng thay đổi nhanh hơn, hoàn thiện hơn và thành thạo hơn; Duy trì sự gắn kết với tổ chức trong quá trình thay đổi đột phá; Có thời gian và công cụ để tham gia và cảm thấy được lắng nghe và hỗ trợ. Điều này có thể đạt được bằng cách giao tiếp cởi mở, trung thực, cung cấp đào tạo, hỗ trợ và sẵn sàng trả lời các câu hỏi. Quản lý sự thay đổi là nỗ lực của cả nhóm, vì vậy, điều quan trọng là phải có sự tham gia của ban lãnh đạo để thúc đẩy dự án tiến triển.

Các yếu tố của quản lý sự thay đổi

Quản lý sự thay đổi là đưa toàn bộ tổ chức vào cùng một trang, với thông điệp rõ ràng, toàn diện về lý do thay đổi đang diễn ra và cách thức diễn ra. Điều này sẽ giúp đảm bảo mọi người tham gia vào dự án thay đổi đều thống nhất và vui vẻ. Quản lý sự thay đổi và sự phản kháng với thay đổi thoạt đầu có vẻ hơi khó khăn nhưng việc áp dụng một số yếu tố thiết yếu của quản lý sự thay đổi sẽ giúp bạn thành công.

Chúng thường bao gồm sáu thành phần chính: Sự thống nhất trong lãnh đạo: Khiến các nhà lãnh đạo thể hiện một mặt trận thống nhất; điều này rất cần thiết để thúc đẩy thay đổi thành công; Sự tham gia của các bên liên quan: Đảm bảo sự tham gia của tất cả những người bị ảnh hưởng bởi sáng kiến thay đổi để đảm bảo họ tham gia đầy đủ và là một phần không thể thiếu của quá trình này; Giao tiếp: Hãy chuẩn bị giao tiếp không chỉ một lần mà nhiều lần, vì điều này giúp mọi người luôn có động lực và tập trung vào nhiệm vụ trước mắt;

Đào tạo: Đào tạo nhân viên cách xử lý tốt hơn thay đổi trong quy trình, luồng công việc và môi trường sắp tới; Tác động và mức độ sẵn sàng của thay đổi: Đánh giá cách thay đổi sẽ tác động đến quy trình kinh doanh và con người của bạn khi tổ chức trải qua những bước thay đổi; Cải tiến liên tục: Thay đổi là tốt nhưng theo dõi thay đổi còn tốt hơn. Thực hiện kiểm tra thường xuyên để đảm bảo không có tác động tiêu cực – và cải thiện khi cần thiết.

Các bước để quản lý sự thay đổi hiệu quả

Quy trình quản lý sự thay đổi đề cập đến các giai đoạn liên quan đến chiến lược quản lý sự thay đổi và việc triển khai chúng. Quy trình này giúp tổ chức điều hướng quá trình chuyển đổi thay đổi bằng cách đảm bảo rằng tất cả yếu tố đều được xem xét. Nói chung, quy trình quản lý sự thay đổi có thể được chia thành một số bước cơ bản:

Bước 1, chuẩn bị cho sự thay đổi: Bước này bao gồm việc hiểu thay đổi cần thiết và chuẩn bị cho thành viên nhân viên và các bên liên quan về những gì sắp tới. Đây là một phần quan trọng của quy trình mà người quản lý thay đổi hỗ trợ nhân viên vượt qua mọi mối quan tâm bằng cách truyền đạt quy trình và đảm bảo sự đồng thuận từ ban lãnh đạo.

Bước 2, tạo tầm nhìn cho sự thay đổi: Khi các bên liên quan đồng ý với sự thay đổi, các nhà quản lý phải phát triển kế hoạch toàn diện và thực tế để thực hiện điều đó. Kế hoạch nên bao gồm việc đặt mục tiêu, xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và phân công nhiệm vụ cho các bên liên quan, đồng thời xác định mốc thời gian và nguồn lực cần thiết. Ở bước này, nhóm quản lý thay đổi cũng tính đến các vấn đề tiềm ẩn và rủi ro bảo mật liên quan đến sự thay đổi.

Bước 3, triển khai các thay đổi: Tất cả những gì còn lại bây giờ là thực hiện theo các bước được nêu trong kế hoạch để triển khai các thay đổi. Ở giai đoạn này của quy trình, quản lý và giao tiếp tốt là điều cần thiết để đảm bảo mọi người vẫn tham gia và nhân viên vẫn vui vẻ và tập trung – để mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Bước 4, củng cố các thay đổi: Sau khi thực hiện các thay đổi, điều quan trọng là phải đảm bảo quá trình chuyển đổi được thực hiện. Điều này đòi hỏi phải theo dõi tác động của thay đổi theo góc độ bảo mật; mọi vấn đề còn lại sẽ được xem xét kỹ lưỡng và giải quyết trước khi dự án kết thúc.

Bước 5, xem xét và phân tích: Bước cuối cùng trong quy trình này nhằm đảm bảo thay đổi có lợi. Việc tiến hành đánh giá hậu dự án có thể giúp ban lãnh đạo hiểu được sáng kiến thay đổi là “thành công”, “thất bại” hay “chưa hoàn thành”. Hệ thống dán nhãn này giúp có được số liệu hữu ích và chính xác hơn cho bất kỳ thay đổi nào trong tương lai.

Mục đích của quy trình quản lý sự thay đổi là đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện theo cách hợp lý và có thể dự đoán được trong khi thực hiện các bản cập nhật. Chúng ta có thể tìm hiểu về việc tạo kế hoạch quản lý sự thay đổi trong ISO/IEC 27001, tiêu chuẩn hàng đầu của ISO dành cho hệ thống quản lý bảo mật thông tin. Các tổ chức quen thuộc với ISO/IEC 27001 sẽ biết rằng tiêu chuẩn này được xây dựng xung quanh các chính sách và quy trình hiệu quả. Những tiêu chuẩn này bao gồm hướng dẫn về quản lý thay đổi nêu rõ cách một tổ chức nên lập tài liệu và triển khai các thay đổi đối với quy trình kinh doanh, cơ sở vật chất và hệ thống có tác động đến các hoạt động bảo mật thông tin.

Hà My (theo iso.org)