Những lợi ích, cách áp dụng phương thức kế toán tinh gọn trong doanh nghiệp

Đại dịch toàn cầu đã gây ra những tác động nghiêm trọng đối với tất cả các ngành công nghiệp và sản xuất. Theo một khảo sát do National Association of Manufacturers thực hiện, 78,3% doanh nghiệp sản xuất dự đoán đại dịch COVID-19 chắc chắn sẽ gây gián đoạn cho tình hình vận hành và cả tài chính của doanh nghiệp. Trong khi đó, mức dự đoán gián đoạn của các ngành khác chỉ vào khoảng 48%.

Nhu cầu kinh tế thấp, thắt chặt chi tiêu, tắc nghẽn chuỗi cung ứng… tất cả các nhân tố này đều chỉ ra rằng mô hình sản xuất hàng loạt truyền thống không còn phù hợp với bối cảnh kinh tế đang thay đổi ngày nay. Đã đến lúc các nhà sản xuất phải nghiêm túc xem xét mô hình “tinh gọn”.

Sản xuất tinh gọn yêu cầu quy trình kế toán tinh gọn

Sản xuất tinh gọn đã xuất hiện trong nhiều thập kỷ và đã được áp dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp sản xuất khác nhau trên toàn thế giới.

Trái ngược với mô hình sản xuất hàng loạt truyền thống, trong đó mục tiêu chính là sản xuất càng nhiều càng tốt, sản xuất tinh gọn tập trung vào việc loại bỏ lãng phí, giảm mức tồn kho, duy trì thời gian thực hiện và chu kỳ sản xuất ngắn nhất có thể để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Các doanh nghiệp đã triển khai thành công mô hình tinh gọn này sẽ giảm đáng kể thời gian giao hàng lên đến 90% và giảm 50% lượng hàng tồn kho, do đó năng suất tăng tới 25%.

Mặc dù mô hình sản xuất tinh gọn tạo ra kết nhiều quả tích cực, tuy nhiên kết quả này không được trình bày chính xác trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, khiến những phòng ban kế toán, giám đốc điều hành và chủ doanh nghiệp đều hiểu sai giá trị thực của quy trình sản xuất tinh gọn.

Nói cách khác, phương thức kế toán chi phí truyền thống sẽ không còn phù hợp trong môi trường sản xuất tinh gọn. Do đó, kế toán tinh gọn được phát triển để khắc phục những điểm yếu mà phương thức kế toán chi phí truyền thống còn tồn đọng.

Kế toán chi phí và kế toán tinh gọn

Nhìn chung, phương thức kế toán chi phí tiêu chuẩn coi trọng việc sản xuất thừa, đi ngược lại mục tiêu cơ bản của sản xuất tinh gọn. Khi doanh nghiệp sản xuất ít sản phẩm hơn sẽ dẫn đến việc giá thành để chế tạo một sản phẩm sẽ cao hơn. Ngoài ra, vì không được tiêu thụ nhanh chóng nên nhân công và tổng chi phí được phân loại là “chi phí trả chậm” dẫn đến việc không thể định giá chính xác thành phẩm, làm giảm tính cạnh tranh của doanh nghiệp.

Mặt khác, hệ thống kế toán tinh gọn (lean accounting), các chi phí như nhân công, máy móc hoặc các loại phí ẩn sẽ được “phơi bày” và đánh giá thông qua các số liệu khách quan, thích hợp hơn với mô hình tinh gọn.

Kế toán chi phí tiêu chuẩn phân loại của chi phí chung là chi phí cố định. Trong kế toán tinh gọn, chúng là chi phí biến đổi và được đánh giá theo từng trường hợp. Tuy nhiên, phương thức kế toán chi phí không hoàn toàn không hiệu quả. Nó chỉ là không phù hợp cho một môi trường tinh gọn.

Kế toán tinh gọn hoạt động như thế nào?

Chuỗi giá trị

Chuỗi giá trị là yếu tố cốt lõi quan trọng nhất của kế toán tinh gọn. Chuỗi giá trị là tất cả mọi thứ liên quan đến việc bán một sản phẩm. Nó bắt đầu từ một quy trình bán hàng, tất cả các bước để mua, sản xuất và vận chuyển.

Một tổ chức tinh gọn xem mỗi bộ phận là các luồng giá trị hoặc trung tâm lợi nhuận và tập trung vào việc nâng cao năng suất của các luồng giá trị này.

Mục tiêu cuối cùng của sản xuất tinh gọn và kế toán tinh gọn là chuyển các đơn hàng thành các chuỗi giá trị càng nhanh càng tốt nhưng vẫn duy trì chất lượng sản phẩm cao nhất. Vì các chuỗi giá trị là trung tâm lợi nhuận, nên các chi tiết và lợi nhuận cần được phân tích ở cấp độ này.

Báo cáo tài chính

Các biến động của chi phí, mức sử dụng nguyên vật liệu hoặc tỷ lệ lao động được ghi trong báo cáo tài chính truyền thống thường khó hiểu đối với các cá nhân không thuộc lĩnh vực tài chính.

Trong kế toán tinh gọn, báo cáo tài chính và hoạt động được thực hiện ở cấp độ dòng giá trị và thường được tiến hành hàng tuần. Kết quả là, các báo cáo tài chính trong kế toán tinh gọn được tạo ra nhanh hơn và dễ hiểu, thể hiện các phép đo hoạt động quan trọng mà mọi thành viên trong doanh nghiệp có thể nắm bắt và sử dụng.

Một lợi thế đáng chú ý khác là những báo cáo tài chính này hiển thị doanh thu thực tế kiếm được và chi phí thực tế phát sinh cho kỳ được báo cáo.

Giá trị khách hàng

Một doanh nghiệp sản xuất áp dụng phương pháp tinh gọn sẽ nhấn mạnh việc loại bỏ lãng phí và tập trung vào việc đạt được chu kỳ sản xuất ngắn nhất có thể để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Để thực hiện được điều đó, doanh nghiệp cần chia tổ chức thành nhiều nhóm làm việc để đào tạo và tạo điều kiện để công nhân có thể thực hiện tất cả quy trình để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Cách tiếp cận này trái ngược với quy trình sản xuất truyền thống, mỗi bộ phận chỉ tập trung chế tạo một phần của thành phẩm.

Bằng cách chia tổ chức thành các nhóm làm việc, cũng sẽ giúp các nhân viên tập trung hơn vào việc thiết kế, bán và tiếp thị các sản phẩm thực sự mang lại giá trị cho khách hàng.

Một khi các nhà sản xuất bắt đầu cung cấp các sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, kết quả là lòng trung thành, doanh thu và lợi nhuận của họ cũng tăng lên.

Khả năng ra quyết định

Tổng lợi nhuận của các chuỗi giá trị có ảnh hưởng đáng kể đến cách doanh nghiệp sản xuất tinh gọn đưa ra quyết định. “Box score” là một công cụ thường được dùng trong kế toán tinh gọn. Nói một cách đơn giản, box score là một trang tóm tắt tình hình vận hành, tài chính và năng suất của các chuỗi giá trị.

Box score giúp các chuỗi giá trị dễ dàng đưa ra quyết định dựa trên thông tin có sẵn, cho phép từng chuỗi đánh giá ảnh hưởng của quyết định đối với thực trạng hoạt động, năng lực của nhân viên và lợi nhuận của doanh nghiệp. Cách tiếp cận này cho phép nhân viên hiểu được tác động của họ và cách họ có thể đóng góp cho doanh nghiệp.

Phương pháp hay nhất trong việc sử dụng kế toán tinh gọn để giảm hàng tồn kho

Khi phương thức kế toán tinh gọn bắt đầu được triển khai, các nhà sản xuất sẽ bị mắc kẹt với vô số hàng tồn kho trong tay, nhưng lượng hàng dự trữ sẽ giảm dần.

Hiệu ứng tinh gọn sẽ không hiển thị ngay lập tức vì phải mất thời gian để “tiêu hóa” lượng hàng tồn kho hiện tại cho đến khi nó đạt đến mức mong muốn.

Điều xảy ra ở giai đoạn đầu là các nhà sản xuất sẽ triển khai phương thức sản xuất theo đơn đặt hàng, trong đó các sản phẩm sẽ chỉ được chế tạo nếu có đơn đặt hàng xuất xưởng. Tuy nhiên, thay vì chế tạo một lô hàng hoàn toàn mới, doanh nghiệp sẽ tận dụng lượng hàng sẵn có mà không bổ sung thêm hàng cho đến khi lượng thành phẩm hoặc bán thành phẩm tồn kho đạt mức tối ưu.

Mặt khác, lợi nhuận sẽ thấp hơn so với giai đoạn sản xuất hàng loạt trước đây, điều này có thể gây ra lo ngại và nghi vấn trong tổ chức rằng phương pháp tiếp cận tinh gọn không hiệu quả.

Bộ phận kế toán cần đóng vai trò tích cực trong việc truyền đạt tác động tích cực sau khi áp dụng phương thức sản xuất mới đối với lợi nhuận và mức tồn kho của công ty.

Phương pháp tốt nhất trong việc áp dụng phương thức kế toán tinh gọn cho phòng ban kế toán

Thay vì loại bỏ hoàn toàn phương thức báo cáo cũ ra khỏi hệ thống trong một sớm một chiều, đội ngũ kế toán có thể dần áp dụng các cải tiến tinh gọn để bổ sung cho các báo cáo tài chính truyền thống.

Trong một bài báo được viết bởi Nick Katko, Chủ tịch kiêm Chủ sở hữu của BMA, Nick khuyên các kế toán viên nên cởi mở hơn và điều chỉnh quan điểm của mình để áp dụng kế toán tinh gọn. Ông cũng nhận xét rằng kế toán tinh gọn là một hành trình của sự cải tiến liên tục, kết thúc bằng việc tinh chỉnh toàn bộ tổ chức.

Bộ phận kế toán có thể thúc đẩy sự tăng trưởng của doanh nghiệp và giữ cho khách hàng hài lòng. Trở nên tinh gọn đòi hỏi kế toán phải biết cách điều chỉnh quy trình kế toán sao cho phù hợp và giao tiếp hiệu quả với khách hàng trong và ngoài doanh nghiệp.

Kế toán tinh gọn cũng có nghĩa là loại bỏ “lãng phí” trong các quy trình, chẳng hạn như tận dụng các giải pháp phù hợp để tự động hóa và rút ngắn thời gian hợp nhất dữ liệu, chu kỳ dự báo và lập ngân sách, đóng sổ,…

Việc thay đổi đột ngột là điều khó chấp nhận, áp dụng đối với các phòng ban kế toán. Bằng cách chuyển đổi từ từ từng phần quy trình sẽ khuyến khích nhân viên kế toán dần dần có thói quen mới và giúp họ hiểu được sự thay đổi là cần thiết.