Mô hình nhóm huấn luyện thúc đẩy năng suất, chất lượng

Sự ra đời của TWI

TWI là một phương pháp đào tạo nhân viên công nghiệp được phát triển vào thời kỳ chiến tranh thế giới lần thứ hai, nó được sử dụng để đào tạo nhân viên trong các ngành công nghiệp sản xuất, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất quân sự. Mô hình TWI được phát triển bởi Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ vào năm 1940 với mục đích đào tạo nhân viên sản xuất để đáp ứng nhu cầu của chiến tranh thế giới lần thứ hai. TWI đã được áp dụng tại nhiều quốc gia/vùng lãnh thổ với các nền văn hóa khác nhau như Hoa Kỳ, Nhật Bản, Vương Quốc Anh, Hà Lan, New Zealand, Hàn Quốc, Singapore, Malaysia, Indonesia, Đài Loan và Việt Nam.

Mô hình này bao gồm 3 chương trình đào tạo chính gồm: Chương trình đào tạo kỹ năng chỉ dẫn việc (Job instruction), chương trình đào tạo kỹ năng quan hệ công việc (Job relations) và Chương trình đào tạo kỹ năng cải tiến phương pháp làm việc (Job methods). Trong đó, Job instruction hướng dẫn cách để trong thời gian ngắn nhất, nhân viên có thể hoàn thành công việc chính xác và an toàn.

Job relations giúp xây dựng chuẩn mực tương tác với nhân viên, có kỹ năng xử lý các tình huống như giải quyết mâu thuẫn nội bộ, phòng ngừa nguy cơ trong xây dựng mối quan hệ và tuân thủ nguyên tắc xử lý công bằng, bình đẳng. Job methods hướng dẫn cho quản lý tư duy cải tiến liên tục để tăng năng suất và giảm chi phí vận hành. Cả 3 chương trình này tập trung đào tạo, huấn luyện cho đội ngũ nhân viên, quản lý giám sát trong doanh nghiệp, vì TWI cho rằng năng suất, chất lượng của doanh nghiệp có được do đội ngũ nhân viên trực tiếp tham gia sản xuất và cung cấp dịch vụ.

TWI cung cấp các kỹ năng đào tạo cho nhân viên mới và cải thiện hiệu suất công việc. 

Quy trình triển khai TWI

TWI đã được sử dụng rộng rãi trong ngành công nghiệp sản xuất, nhờ đó mô hình này đã đóng góp rất nhiều vào sự phát triển của ngành công nghiệp. Việc triển khai thực hiện TWI, gồm 4 giai đoạn:

Giai đoạn 1, chuẩn bị: thực tế tại các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng TWI như Toyota, Canon… đã chứng minh TWI là một công cụ cải tiến năng suất và chất lượng có giá trị thực tiễn cao. Vì vậy, giai đoạn chuẩn bị nhằm đạt được được sự ủng hộ của ban lãnh đạo doanh nghiệp thông qua hội thảo, trao đổi, chia sẻ trực tiếp với ban lãnh đạo gồm các công việc sau: thành lập nhóm TWI trong tổ chức, tập hợp các tài liệu liên quan và thu thập ý kiến của các thành viên và xây dựng kế hoạch triển khai, trong đó nêu rõ ai là người chịu trách nhiệm, làm việc gì, thời gian làm trong bao lâu.

Giai đoạn 2, khảo sát, đánh giá hiện trạng doanh nghiệp: tại giai đoạn này, chuyên gia cần tiến hành đánh giá thực trạng doanh nghiệp vì doanh nghiệp/tổ chức nào cũng gặp phải các vấn đề gây ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh khi hoạt động. Từ đó, doanh nghiệp cần xác định các vấn đề đang ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh như: chất lượng sản phẩm, mức độ an toàn của hệ thống, vấn đề nhân sự và quy trình sản xuất.

Giai đoạn 3, tổ chức thực hiện: các bước triển khai áp dụng TWI được tuân thủ theo kế hoạch tổng thể được phê duyệt, trong đó bắt buộc phải có hướng dẫn các thành viên ứng dụng vào hệ thống, thực hiện đào tạo, huấn luyện 3 kỹ năng cơ bản của TWI và giám sát hoạt động và trao đổi thông tin giữa các bộ phận

Giai đoạn 4, kiểm tra kết quả và đánh giá cải tiến: sau khi hoàn tất các dự án điểm đã thử nghiệm mô hình TWI, nhóm dự án cùng doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra kết quả hoàn thành các chỉ tiêu, mục tiêu đề ra, đồng thời khắc phục và cải tiến những điểm chưa đạt yêu cầu.

Lợi ích của TWI

Việc ứng dụng TWI mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, cụ thể:

Thứ nhất, cung cấp các nền tảng chuẩn mực giúp nhân viên nhiệt huyết và quan tâm đến công việc. Nâng cao tính tự giác và khả năng thích ứng của người lao động với các công việc trong tương lai.

Thứ hai, việc áp dụng TWI góp phần rút ngắn thời gian đào tạo, từ đó loại bỏ tái tạo nhân viên mới. Cải tiến và chuẩn hóa hệ thống quy trình nhằm giảm sự lệ thuộc vào thợ lành nghề, nhân viên có kinh nghiệm lâu năm.

Thứ ba, TWI giúp thực hiện công việc nhanh chóng, giảm lãng phí hoạt động sản xuất và thời gian gián đoạn. Qua đó, mang lại lợi nhuận và doanh thu lớn cho doanh nghiệp.

Công ty CP Gỗ Minh Dương – doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu nội thất từ gỗ cao su, thông, sồi và sản xuất sản phẩm khác từ gỗ, tre, nứa, rơm, rạ và vật liệu tết bện đã áp dụng TWI và mang lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Trước khi áp dụng TWI, Công ty này đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008; công cụ cải tiến năng suất chất lượng 5S; thực hiện tiêu chuẩn CSR (cam kết trách nhiệm xã hội) cho tất cả nhân viên, bảo đảm các thiết bị và điều kiện làm việc luôn đạt tiêu chuẩn. Việc áp dụng các hệ thống quản lý này tạo điều kiện để Công ty quản lý được chất lượng sản phẩm đầu ra.

Tuy nhiên, Công ty đang gặp các nhóm vấn đề như: nhân viên chưa biết cách làm dẫn đến chất lượng sản phẩm không đồng đều, năng suất thấp, tỷ lệ phế phẩm và chi phí cao, nhân viên chưa có phương pháp để cải tiến công việc hiệu quả hơn. Để giải quyết những vấn đề này, công ty đã áp dụng TWI nhằm trang bị thêm các kỹ năng chỉ dẫn (cải tiến và tăng cường quan hệ công việc cho đội ngũ giám sát; nâng cao tay nghề hơn cho người lao động; giảm chi phí sản xuất và sản phẩm lỗi, tăng tính cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường…).

Có thể nói, hiện nay việc sử dụng công cụ TWI được ứng dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp, bao gồm sản xuất, dịch vụ và chăm sóc sức khỏe. Chúng không chỉ góp phần hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện năng suất, giảm thời gian đào tạo nhân viên, tăng chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà còn hướng tới đáp ứng toàn diện yêu cầu của khách hàng trong tương lai.