Giải pháp, công cụ loại bỏ lãng phí chờ đợi để cải thiện năng suất doanh nghiệp

Nguy cơ lãng phí từ chờ đợi

Có rất nhiều lý do cho những chờ đợi như chờ nguyên vật liệu chưa đến, chờ bộ phận KCS kiểm tra xong, chờ bản vẽ, hướng dẫn kỹ thuật, chờ lệnh sản xuất, chờ bán thành phẩm.v.v.

Lãng phí do chờ đợi là rất lớn. Doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho người lao động để duy trì lực lượng sản xuất nhưng lại không thu được lợi nhuận. Người lao động nhàn rỗi, không có việc làm. Máy móc không sử dụng hết năng suất. Đó là những chi phí mà doanh nghiệp phải trả nhưng lại không thu được lợi nhuận.

Ngoài phần tăng thêm chi phí trong sản xuất kinh doanh như chi phí năng lượng, nhân công… chờ đợi còn ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp, giảm năng suất chất lượng, làm chậm quá trình sản xuất, kèo dài thời gian thao tác… Chờ đợi trong doanh nghiệp còn có nguy cơ ảnh hưởng sức khỏe người lao động tham gia vận chuyển trực tiếp còn tăng các rủi ro về an toàn lao động.

Nguyên nhân gây ra lãng phí chờ đợi

Do sự tắc nghẽn hoặc tốc độ nhanh chậm giữa các hoạt động trong chuyền hoặc giữa các công đoạn sản xuất. Điều độ sản xuất kém, công suất không cân bằng giữa các công đoạn sản xuất hoặc gặp trở ngại về chất lượng ở công đoạn sản xuất trước gây tắc nghẽn trong quá trình sản xuất.

Sản xuất theo lô lớn. Khi sản xuất lô càng lớn thì công đoạn sau chờ đợi càng lâu hoặc chuyển đổi giữa hai lô hàng quá lâu.

Bố trí mặt bằng không hợp lý góp phần gia tăng thời gian chờ. Việc bố trí mặt bằng đóng vai trò rất quan trọng trong nâng cao khả năng sẵn sàng và cải thiện hiệu suất máy. Nếu bố trí mặt bằng không hợp lý thì thời gian làm việc không tạo ra giá trị gia tăng, thời gian chờ sẽ gia tăng, thời gian máy móc thiết bị chạy không tải sẽ nhiều.

Chờ đợi là thời gian công nhân hay máy móc nhàn rỗi do những tắc nghẽn hay luồng sản xuất trong nhà máy, phân xưởng gặp trục trặc.

Máy móc, thiết bị không được bảo dưỡng, bảo trì định kỳ dẫn đến trong quá trình sản xuất, máy móc thiết bị bị hỏng hóc, hư hỏng, lúc đó người lao động không thể sản xuất liên tục được mà phải chờ cho đến khi máy móc hoạt động lại ở mức độ bình thường. Bên cạnh đó, công suất máy móc thiết được thiết lập không hợp lý cũng làm tăng thời gian chờ, không tạo ra giá trị gia tăng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc vận chuyển nhiều, không hợp lý cũng góp phần vào tăng thời gian chờ của người lao động và máy móc thiết bị.

Trong một số trường hợp công nhân viên thao tác trực tiếp với một công việc nào đó cố tình không làm việc và tăng thời gian chờ để giảm thời gian làm việc cho cá nhân đó… Hoặc nếu ban lãnh đạo doanh nghiệp không có phương pháp quản lý, kiểm soát thời gian làm việc, đánh giá hiệu quả công việc cũng như bố trí mặt bằng thì thời gian chờ sẽ tăng và lãng phí của doanh nghiệp sẽ nhiều hơn.

Bên cạnh đó, việc cân đối và điều độ sản xuất chưa hợp lý, bố trí lao động không phù hợp cũng làm gia tăng thời gian chờ trong doanh nghiệp.

Giải pháp loại bỏ lãng phí chờ đợi

Doanh nghiệp có thể triển khai áp dụng để loại trừ dạng lãng phí chờ đợi tại doanh nghiệp thông qua một số giải pháp sau:

Áp dụng công cụ nghiên cứu thời gian để xác định thời gian chuẩn hoàn thành một công việc hay nhiệm vụ nào đó. Xây dựng chuẩn hóa thao tác cho một công đoạn hay quá trình nào đó. Tính toán được thời gian chuẩn cho mỗi công việc đã xác định, doanh nghiệp có đầy đủ thông tin để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hoặc đáp ứng yêu cầu đơn hàng của khách hàng, góp phần giảm thời gian chờ đợi khi triển khai một đơn hàng hay dịch vụ nào.

Chờ đợi làm tăng chi phí đáng kể bởi chi phí nhân công và khấu hao trên từng đơn vị sản phẩm bị tăng lên.

Triển khai công cụ cân bằng sản xuất (Heijunka): Cân bằng sản xuất hay điều độ sản xuất, nhắm tới việc bố trí lưu lượng sản xuất và chủng loại sản phẩm ổn định theo thời gian nhằm giảm thiểu sự đột biến trong khối lượng công việc. Bất kỳ sự thay đổi nào về lượng sẽ được cân bằng để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra với ít sự thay đổi đột ngột. Công cụ này cho phép doanh nghiệp sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị, tận dụng công suất sản xuất cao hơn đồng thời giảm thiểu việc chuyển đổi mẫu mã sản phẩm. Đây là công cụ rất phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam hiện nay khi mà các đơn hàng thường là nhỏ lẻ và không ổn định cả về số lượng và yêu cầu để qua đó giảm thời gian chờ đợi trong quá trình sản xuất.

Việc bố trí, cân bằng các nguyên công được tiến hành đồng thời với việc sắp xếp máy móc thiết bị theo đúng trình tự của quy trình công nghệ để tạo ra một đường vòng khép kín từ nguyên công đầu cho đến những nguyên công cuối. Áp dụng phương pháp bố trí mặt bằng kết hợp công cụ cân bằng chuyền để loại bỏ các nút thắt trong từng quá trình sản xuất.

Áp dụng các công cụ kiểm soát sản xuất bằng phương pháp quản lý trực quan giúp dễ dàng điều độ sản xuất. Có thể áp dụng phương pháp phòng chống sai lỗi Poka -Yoke để khắc phục trường hợp có tắc nghẽn về chất lượng ở công đoạn sản xuất trước.

Thời gian bất hợp lý do chuẩn bị máy móc hay thay đổi sản phẩm hoặc chuyển đổi giữa hai lô hàng quá lâu là một trong những lãng phí chờ đợi lớn mà doanh nghiệp Việt Nam hiện nay còn bỏ ngỏ. Trường hợp này có thể áp dụng công cụ chuyển đổi nhanh QCO để giảm thiểu thời gian chuyển đổi. Việc bảo trì máy móc đúng thời hạn sẽ rất quan trọng để đảm bảo sự liên tục cho chuyền sản xuất.

Ngoài ra, để giảm thiểu thời gian chờ trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần nghiên cứu phương pháp lập và giám sát kế hoạch sản xuất phù hợp, bố trí nhân lực, thiết bị phù hợp theo từng công đoạn. Áp dụng công cụ đánh giá hiệu quả công việc để tính toán ra số lượng nhân sự phù hợp sử dụng cho những công việc cụ thể đã được nghiên cứu.

Nam Dương