Để chuyển đổi số thành công

I. Tham khảo nhanh về chuyển đổi số

Theo trang tin trực tuyến Bigdata-madesimple của Crayon Data (Singapore), cho đến nay, chưa hề có được một định nghĩa rõ ràng và cụ thể nào về chuyển đổi số. Lý do, quá trình áp dụng chuyển đổi số không đồng nhất, khác biệt ở từng lĩnh vực.

Tuy nhiên, để định nghĩa một cách ngắn gọn và dễ hiểu thì chuyển đổi số (Digital Transformation) là sự tích hợp các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của một doanh nghiệp, tận dụng các công nghệ để thay đổi căn bản cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và cung cấp các giá trị mới cho khách hàng của doanh nghiệp đó cũng như tăng tốc các hoạt động kinh doanh. Chuyển đổi số cũng là một sự thay đổi về văn hóa của các doanh nghiệp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải liên tục đổi mới, thử nghiệm cái mới và chấp nhận các thất bại một cách dễ chịu nhằm đáp ứng các yêu cầu thay đổi của thị trường.

Chuyển đổi số đã trở thành một khái niệm chủ đạo vào năm 2020, với các công ty đang cố gắng tiếp cận trực tuyến khách hàng tiềm năng của mình. Các nhóm vẫn do dự về việc tạo và thực hiện chiến lược chuyển đổi số vì lĩnh vực số không chắc chắn và không ngừng phát triển. Chuyển đổi số có nhiều lợi ích về đổi mới, bán hàng, tạo thêm nhiều khách hàng tiềm năng, tuy nhiên, không phải tất cả các nỗ lực chuyển đổi số đều thành công.

Cũng cần phân biệt giữa sự biệt giữa Digitization (số hóa) với chuyển đổi số (Digital Transformation). Thực chất digitization hay digitalization là một phần của chuyển đổi số. Chuyển đổi số là rất quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Nó mở ra nhiều tiềm năng hơn cho các doanh nghiệp bằng cách cho phép họ mở rộng quy mô hiệu quả, cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh, tiếp cận khách hàng dễ dàng với chi phí tối ưu hơn. Vì vậy bản chất của chuyển đổi số là sáng tạo nhằm nâng cao hiệu suất àm việc, tiết kiệm thời gian và rất nhiều lợi ích hữu và vô hình khác.

II. Chìa khóa giúp chuyển đổi số thành công: Có 8 yếu tố sau:

1.Hãy cụ thể các mục tiêu chuyển đổi số

Không có giải pháp duy nhất hoặc cố định để giúp quá trình chuyển đổi số thành công và cũng không thể đơn giản hóa việc thực hiện một. Thay vào đó, bạn cần phải trình bày cụ thể về yêu cầu, mục tiêu và tầm nhìn dài hạn. Các công ty thường hướng tới mục tiêu giảm thời gian tiếp thị và cải thiện mối quan hệ với khách hàng thông qua chuyển đổi kỹ thuật số.

Thành công chỉ đến khi những câu hỏi cụ thể được trả lời rõ ràng như: Mục tiêu của quá trình chuyển đổi số là gì? Làm gì để tăng thêm doanh thu, tiết kiệm chi phí hoặc bán cho khách hàng? Sự chuyển đổi của doanh nghiệp sẽ hướng đến đâu trong tương lai?. Khi giải quyết những câu hỏi này, chúng ta cần xây dựng chiến lược kinh doanh số bằng cách liên kết tổ chức rộng rãi. Xem lại công việc kinh doanh trong thời đại kỹ thuật số. Xác định quản trị và ưu tiên cho cách thức doanh nghiệp sẽ cân bằng các mục tiêu chuyển đổi. Tạo một chiến lược truyền thông hấp dẫn để bán câu chuyện chuyển đổi cho tổ chức. Xác định rõ ràng tốc độ chấp nhận và mức độ rủi ro – tài chính, quy định, danh tiếng mà doanh nghiệp sẵn sàng thực hiện hành trình này.

2.Chuyển đổi số diễn ra ở tất cả khâu trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số, về mặt lý tưởng, ảnh hưởng đến tất cả các phòng ban trong tổ chức, công ty hay doanh nghiệp. Vì vậy, tất cả nhân viên cần được tham gia, đóng một vai trò trong quá trình chuyển đổi số. Từ những người ra quyết định đến các nhân viên hiểu biết về công nghệ, tất cả đều nên tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện chiến lược số. Bản thân văn hóa công ty cần phải thay đổi và phát triển để quá trình chuyển đổi kỹ thuật số diễn ra. Đảm bảo tất cả nhân viên đều tham dự, lắng nghe và thấu hiểu đề xuất của họ và đảm bảo rằng tất cả các bộ phận đều đoàn kết, đóng góp tích cực vào chiến lược tổng thể của công ty. Bước này sẽ giúp người đứng đầu xác định rõ ràng ngay từ đầu trách nhiệm, phân công việc cho nhân viên dựa trên kỹ năng của họ.

3.Sử dụng và cập nhật công nghệ mới nhất

Sau khi mọi người đã tham gia, hãy kiểm tra kho công nghệ và tài nguyên của công ty trước khi bắt đầu lập kế hoạch. Bước này sẽ cho phép xác định thế mạnh và điểm yếu của công ty, năng lực kỹ thuật của tổ chức và khoảng trống trong hệ thống.

Bằng cách theo dõi tất cả các công cụ bạn đã đầu tư, chúng ta sẽ có cái nhìn chiến lược cụ thể để thực hiện chuyển đổi số hiệu quả hơn. Trong hầu hết các trường hợp, các công ty có thể phải thay thế các hệ thống đang hoạt động bằng các công nghệ tốt hơn. Chuyển đổi số không chỉ là tiếp cận được nhiều khách hàng hơn, nó còn đòi hỏi các tổ chức phải đầu tư vào các công nghệ hỗ trợ nhân viên của mình lâu dài và bền vững.

4.Giao tiếp – chìa khóa dẫn tới thành công

Communication (giao tiếp) ở đây có thể hiểu hành động truyền tải ý đồ, ý tứ của một chủ thể tới một chủ thể khác thông qua việc sử dụng các dấu hiệu, biểu tượng và các quy tắc giao tiếp mà cả hai bên cùng hiểu. Trong quá trình chuyển đổi số, cần có thông tin liên lạc rõ ràng. Bạn cần đảm bảo rằng toàn bộ chiến lược kỹ thuật số của bạn đang được truyền đạt một cách nhất quán cho tất cả nhân viên để gặt hái những lợi ích cao nhất.

Bạn phải có khả năng giải thích tại sao các quy trình nhất định đang được thực hiện và mục tiêu cuối cùng của những người có liên quan là gì. Các nhóm, đội hay phân ban phải trao đổi với nhau để tìm ra các vấn đề và hướng tới giải quyết khi chúng phát sinh. Sử dụng các công cụ này để giúp các nhóm giao tiếp dễ dàng hơn và giữ cho thông tin quan trọng có thể truy cập được dễ dàng.

5.Đầu tư vào các công cụ phù hợp

Sau khi chuẩn bị xong kế hoạch chuyển đổi số, bước tiếp theo là cần đầu tư vào các loại công cụ sau:

a. Điện toán đám mây: Các công cụ điện toán đám mây cho phép các doanh nghiệp duy trì, quản lý, xử lý, phân tích, bảo mật và lưu trữ dữ liệu của mình trên các máy chủ dựa trên internet. Những công cụ này sẽ nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT đã lỗi thời cho phép bạn tích hợp các công nghệ như Trí tuệ nhân tạo (AI), Máy học (ML) và Internet of Things (IoT).

b. Tự động hóa: Tự động hóa sẽ cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ thiết yếu, trong khi các công việc thủ công và tẻ nhạt được quản lý bởi hệ thống máy tính.

c. Phân tích dữ liệu: Từ các quy trình hành vi, tài chính, bán hàng và tiếp thị của người tiêu dùng, các phân tích nâng cao giúp các doanh nghiệp có được tất cả thông tin chi tiết cần thiết. Họ cũng khuyến khích các doanh nghiệp chia nhỏ các silo, cho phép các nhóm phản ứng với những thay đổi và thách thức trong thời gian thực.

6.Hoạt động thuê ngoài

Khi vạch ra chiến lược chuyển đổi số, các doanh nghiệp cũng cần nghĩ đến việc hợp lý hóa các hoạt động và luôn luôn là một ý tưởng hay khi xem xét việc thuê ngoài (Outsource Operations) các sáng kiến liên quan đến ​​kỹ thuật số của bạn. Đánh giá khả năng của nhóm của bạn và xác định các phương pháp và thủ tục được sử dụng trước để cải thiện quy trình làm việc. Gia công phần mềm chuyển đổi số sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí, đặc biệt là đối với các công ty khởi nghiệp. Bạn sẽ có quyền truy cập vào khả năng mở rộng, các chuyên gia trong ngành và các nguồn chất lượng tốt khi bạn thuê ngoài. Ngoài những lợi ích này, nhóm của bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các hoạt động kinh doanh chủ yếu của mình, trong khi công ty phát triển lại đảm nhận việc chăm sóc quá trình chuyển đổi số của bạn.

7.Thực hiện phương pháp tiếp cận theo hướng dữ liệu

Tổ chức của bạn phải dễ dàng tiếp nhận để thay đổi và phải dành thời gian và nguồn lực để thu thập và phân tích dữ liệu. Theo dõi và đánh giá dữ liệu và con số thường xuyên là rất quan trọng vì nó sẽ thúc đẩy việc đưa ra quyết định về các sáng kiến ​​kỹ thuật số trong tương lai.

Dữ liệu sẽ cho phép bạn hiểu khách hàng tốt hơn và cung cấp cho họ trải nghiệm được cá nhân hóa trong tương lai. Nếu bạn đang xác định các vấn đề nhất định với chiến lược kỹ thuật số của mình, thì phương pháp tốt nhất sẽ là thu thập dữ liệu về lĩnh vực cụ thể đó và thực hiện hành động cần thiết dựa trên các phát hiện này.

8.Thường xuyên đánh giá và điều chỉnh

Không gian kỹ thuật số rất năng động, do đó mọi doanh nghiệp, công ty cần sửa đổi và cải thiện các nỗ lực chuyển đổi số của mình theo thời gian. Ví dụ, kiểm tra hiệu suất của công ty, phản hồi của khách hàng và liệu các quy trình kinh doanh của công ty có trở nên hiệu quả hơn hay không. Những điều này sẽ giúp người đứng đầu đánh giá những gì đang hiệu quả và phát hiện nhanh những ách tắc đang hiện hữu trong chiến lược của công ty. Để dẫn đầu thị trường, chiến lược chuyển đổi số cần phải duy trì linh hoạt, lấy khách hàng làm trung tâm và liên tục thích ứng.

Đánh giá kế hoạch và sửa đổi nó sẽ cho phép doanh nghiệp hiểu và phản ứng mau lẹ với những hành vi thay đổi của khách hàng và xa hơn theo kịp với xu hướng mới trong sản xuất kinh doanh.