Đảm bảo chất lượng: Yếu tố quan trọng cho thành công của tổ chức, doanh nghiệp

Đảm bảo chất lượng (QA)

Về bản chất, AQ là khuôn khổ rõ ràng và ngắn gọn bao gồm mọi yếu tố trong hoạt động của một tổ chức, đặc biệt là quản lý chất lượng, đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục. Nhóm QA tham gia vào tất cả giai đoạn phát triển: sản xuất, thử nghiệm, đóng gói và giao hàng.

Mục đích chính của QA là giảm nguy cơ sai sót và quan trọng là giải quyết các lỗi càng sớm càng tốt trong chuỗi giá trị. Điều này làm giảm số lượng khuyết tật được phát hiện ở giai đoạn kiểm tra cuối cùng, khi việc sửa chữa trở nên khó khăn và tốn kém. Càng tiến xa hơn, một yếu tố bị lỗi được xác định và sửa chữa nhờ hệ thống đảm bảo chất lượng được quản lý chặt chẽ thì càng lãng phí ít thời gian và năng lượng, giảm chi phí, bảo vệ danh tiếng thương hiệu.

Trong thực tế, điều này có nghĩa là áp dụng cả quy trình kỹ thuật và quản lý để giám sát, cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ một cách hiệu quả. Hệ thống QA đảm bảo các quy trình này được thực hiện, bao gồm thử nghiệm sản phẩm, khảo sát nhân viên hoặc đánh giá an toàn thiết bị. Sau khi triển khai, tất cả yếu tố này sẽ hướng tới việc duy trì và cải thiện tiêu chuẩn chất lượng của tổ chức. QA cũng đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định của ngành, mang lại cho tổ chức lợi thế cạnh tranh và trực tiếp góp phần mang lại lợi nhuận cao hơn.

Thực tiễn tốt nhất về đảm bảo chất lượng

Đảm bảo chất lượng vẫn giữ hiệu quả khi được triển khai phù hợp với một loạt biện pháp thực hành tốt nhất, bao gồm: Sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ của lãnh đạo; Lập kế hoạch chất lượng chi tiết trong thiết kế sản phẩm và phát triển quy trình; Đào tạo toàn diện về các nguyên tắc và quy trình QA; Tài liệu quy trình và kiểm soát nghiêm ngặt; Hợp tác và giao tiếp rộng rãi giữa các nhóm; Kiểm toán liên tục và đánh giá rủi ro; Sử dụng công cụ kiểm soát chất lượng thống kê; Xác nhận các hành động khắc phục/phòng ngừa; Đo lường và phân tích liên tục dữ liệu chất lượng; Công nhận và nhân rộng các thực tiễn tốt nhất

Việc tuân thủ chặt chẽ phương pháp thực hành tốt nhất đảm bảo tích hợp chất lượng vào từng bước của chuỗi giá trị, từ R&D đến thu mua, sản xuất đến phân phối và tất cả các bước đến dịch vụ sau bán hàng.

Tạo kế hoạch đảm bảo chất lượng

Một kế hoạch hoàn hảo đòi hỏi phải lập kế hoạch, thiết kế cẩn thận và triển khai tốt. Mặc dù các bước sau đây thoạt nhìn có vẻ khó khăn nhưng các tổ chức thường nhận thấy rằng chúng nhanh chóng trở thành một phần trong cơ cấu hoạt động của mình.

6 bước chính để tạo kế hoạch đảm bảo chất lượng: Thứ nhất, làm sắc nét sự tập trung: Tiến hành đánh giá rủi ro để xác định các lĩnh vực sẽ được hưởng lợi từ việc tập trung vào QA và phát triển quy trình phù hợp với quy trình kinh doanh;

Thứ hai, xác định mục tiêu chất lượng: Các mục tiêu, số liệu, mục tiêu hiệu suất rõ ràng và có thể đo lường được sẽ giúp kế hoạch thực hiện dễ dàng hơn nhiều;

Thứ ba, vai trò và trách nhiệm: Đào tạo nhân viên để phát hiện và sửa chữa các vấn đề trong giai đoạn đầu phát triển sản phẩm là rất quan trọng. Điều này phụ thuộc vào sự sẵn có của các quy trình và quy tắc dễ hiểu, mô tả rõ ràng những phản đối và mong đợi bằng ngôn ngữ hàng ngày của tổ chức;

Thứ tư, phân tích kết quả: Sau khi triển khai, đã đến lúc thu thập dữ liệu chất lượng. Điều này sẽ hỗ trợ phân tích chiến lược, hành động và xem xét các số liệu hiệu suất chính;

Thứ năm, thực hiện điều chỉnh: Sau khi xem xét và phản ánh phản hồi, bước tiếp theo là xem lại các mục tiêu ban đầu, thực hiện các điều chỉnh đã thống nhất. Sau đó, tiến hành kiểm tra định kỳ hai đến ba tháng một lần – hoặc trong khoảng thời gian ngắn hơn nếu cần;

Thứ sáu, ghi nhớ những thành công của QA: Nếu kế hoạch QA đã nâng cao mục tiêu cuối cùng, tỷ lệ bán hàng hoặc sự hài lòng của khách hàng, hãy cho các nhóm biết. Phản hồi tích cực củng cố động lực của nhân viên. Điều này sẽ khuyến khích nhân viên mở rộng kiến thức về quy trình và đóng góp vào văn hóa vận hành xuất sắc.

Kiểm soát chất lượng

Các thuật ngữ đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng (QC) đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau nhưng chúng thể hiện các khái niệm riêng biệt. Dưới đây là những khác biệt cơ bản giữa đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng: Về bản chất, đảm bảo chất lượng cung cấp hệ thống cho các hoạt động kiểm soát chất lượng diễn ra. Một hệ thống chất lượng hiệu quả tích hợp cả sự đảm bảo và kiểm soát để cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng yêu cầu một cách nhất quán.

Tương tự như vậy, có những khác biệt quan trọng giữa đảm bảo chất lượng và quản lý chất lượng. Trong đảm bảo chất lượng, chỉ những ảnh hưởng tiêu cực tiềm ẩn đến chất lượng sản phẩm cuối cùng mới được phân tích và sau đó, tốt nhất là loại bỏ. Ngược lại, quản lý chất lượng tập trung tích cực vào chất lượng của sản phẩm. Đó là cuộc tìm kiếm liên tục để tìm kiếm ngày càng tốt hơn. Nói cách khác, quản lý chất lượng thiết lập các chính sách và mục tiêu nhằm cải thiện hiệu suất của tổ chức.

Vì vậy, trong khi quản lý chất lượng cung cấp chiến lược tổng thể thì đảm bảo chất lượng triển khai các thực tiễn và quy trình để thực hiện chiến lược đó. Cùng với nhau, các hoạt động phối hợp này tập trung vào việc chỉ đạo và kiểm soát việc tìm kiếm chất lượng.

Tiêu chuẩn chất lượng

Hệ thống đảm bảo chất lượng nhấn mạnh uy tín của tổ chức, đồng thời cải thiện quy trình và hiệu quả làm việc. ISO là động lực thúc đẩy các hoạt động QA và lập bản đồ quy trình được sử dụng để triển khai QA.

QA thường được liên kết với bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Nhiều công ty sử dụng ISO 9001 để đảm bảo rằng hệ thống đảm bảo chất lượng của họ được áp dụng và hiệu quả. Hướng dẫn của ISO 9001 bao gồm tập trung mạnh mẽ vào khách hàng, các phương pháp quản lý cấp cao và cách bắt kịp quá trình cải tiến liên tục. Nó cũng chứa thông tin thực tế cho việc ra quyết định dựa trên rủi ro.

Đảm bảo chất lượng: Tiếp sức cho thành công

Trong thị trường toàn cầu có tính cạnh tranh cao hiện nay, các tổ chức đầu tư vào QA đang thu được lợi ích. Họ giảm thiểu rủi ro, chủ động giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót, thực hiện theo tiêu chuẩn chất lượng nhất quán, tạo dựng niềm tin của người tiêu dùng, củng cố vị thế trong ngành và vượt trội trong các số liệu kinh doanh quan trọng. Nói tóm lại, chúng thể hiện những đặc điểm nổi bật của một thương hiệu đáng tin cậy, đáng tin cậy và có khả năng thanh toán mà khách hàng và các bên liên quan có thể tin tưởng.

 Hà My (biên dịch từ iso.org)