Đặc trưng của tổ chức 6 Sigma

Theo các chuyên gia năng suất, đặc trưng quan trọng của tổ chức 6 Sigma mà doanh nghiệp khi áp dụng cần lưu ý.

Thứ nhất: Thực sự tập trung vào khách hàng

Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, các công ty thường viết chính sách và tuyên bố nhiệm vụ là “đáp ứng hoặc vượt cao hơn mong đợi và yêu cầu của khách hàng”. Nhưng trong thực tế, có ít doanh nghiệp thực sự nỗ lực để hiểu rõ yêu cầu và mong đợi của khách hàng. Mặc dù có cố gắng nhưng việc thu thập dữ liệu về khách hàng cũng không được thường xuyên hoặc chỉ thực hiện được trong thời điểm ngắn hạn nên thường bỏ qua mong muốn của khách hàng.

 Ảnh minh hoạ.

Trong 6 Sigma, việc định hướng vào khách hàng được coi là ưu tiên hàng đầu. Chẳng hạn, việc đo lường hiệu quả 6 Sigma bắt đầu với khách hàng. Các cải tiến 6 Sigma được xác định từ tác động của các yếu tố tới giá trị và sự thỏa mãn của khách hàng, từ đó xem xét tại sao và bằng cách nào có thể xác định yêu cầu khách hàng, đo lường hiệu quả tác động tới các yêu cầu, luôn giữ ở vị trí hàng đầu trong phát triển sản phẩm mới và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Thứ hai: Dữ liệu và quản lý dựa trên thực tế

6 Sigma đưa khái niệm “quản lý dựa trên dữ liệu thực tế” thành một mức độ cao hơn. Mặc dù trong những năm gầy đây đã có sự chú ý nhiều tới việc đo lường, cải tiến hệ thống thông tin, quản lý tri thức… nhưng trên thực tế rất nhiều quyết định kinh doanh vẫn được dựa trên quan điểm và giả thuyết.

Nguyên tắc của 6 Sigma bắt đầu bằng việc nhận biết rõ đo lường cái gì là quan trọng để đánh giá được hiệu quả kinh doanh, sau đó tập hợp dữ liệu và phân tích, tìm ra được những biến số quan trọng tác động vào các mục tiêu ưu tiên.

Thứ ba: Tập trung vào quá trình, quản lý và tiến hành cải tiến

Trong 6 Sigma, “quá trình” là nơi các hoạt động xảy ra. Dù mục tiêu là thiết kế sản phẩm, sản xuất và dịch vụ, đo lường hiệu suất, cải tiến hiệu quả và sự thỏa mãn khách hàng hoặc thậm chí là điều hành doanh nghiệp thì 6 Sigma đều coi quá trình là phương tiện quan trọng nhất đạt tới sự thành công.

Một trong những đột phá đáng ghi nhận nhất của nỗ lực thực hiện 6 Sigma là giúp cho lãnh đạo và người quản lý đặc biệt trong các ngành dịch vụ thấy được chỉ làm chủ quá trình mới có thể đạt được điều mong muốn, mà hơn nữa, đây thực sự là cách thức xây dựng lợi thế cạnh tranh trong việc đưa giá trị tới khách hàng.

Thứ tư: Quản lý một cách chủ động

Quản lý chủ động có nghĩa là tạo ra thói quen không lơ là việc thực hành các bước: xác định mục tiêu mong muốn và xem xét định kỳ các mục tiêu này; thiết lập vấn đề ưu tiên một cách rõ ràng; tập trung vào phòng ngừa vấn đề thay vì hành động chữa cháy; định hướng tập trung vào các mục tiêu có tính trọng yếu, hướng vào việc tìm và giải quyết nguyên nhân gốc rễ các vấn đề gây nên lãng phí, sai hỏng, không đáp ứng yêu cầu khách hàng.

Thứ năm: Cộng tác không biên giới

“Không biên giới” là một trong những câu thần chú của Jack Welch tạo ra thành công trong kinh doanh. Trước khi bắt đầu dự án 6 Sigma, chủ tịch của GE đã phá bỏ những rào cản và cải tiến làm việc nhóm, từ trên xuống dưới và xuyên suốt trong tổ chức. Các cơ hội tạo ra được từ việc cải thiện sự hợp tác trong công ty và với nhà cung cấp, khách hàng là rất lớn. Hàng tỷ đô la đã bị lãng phí hàng ngày bởi vì sự đứt đoạn, bất hợp tác.

6 Sigma đã đẩy mạnh cơ hội hợp tác khi các nhân viên hiểu được vai trò của mình trong bức tranh tổng thể và có thể nhận biết sự phụ thuộc lẫn nhau trong chuỗi hoạt động của quá trình để tiến tới mục tiêu chung. Bên cạnh những vấn đề nêu trên, 6 Sigma tạo ra sự thay đổi cơ bản trong tư duy của tổ chức. 

Phương Nam