Các ứng dụng ERP tự động hóa, hỗ trợ một loạt quy trình kinh doanh và vận hành trên nhiều ngành, bao gồm cả lĩnh vực kinh doanh, khách hàng, hành chính, quản lý tài sản doanh nghiệp…

ERP là phần mềm chuẩn hóa, hợp lý hóa, tích hợp các quy trình kinh doanh trên toàn bộ tài chính, nguồn nhân lực, mua sắm, phân phối và các bộ phận khác. Thông thường, hệ thống ERP hoạt động trên nền tảng phần mềm tích hợp sử dụng các dữ liệu phổ biến hoạt động trên một cơ sở dữ liệu

Một hệ thống ERP được sử dụng để nâng cao hiệu quả doanh nghiệp bằng cách: Tích hợp thông tin tài chính: Nếu không có hệ thống tích hợp, các bộ phận riêng lẻ, chẳng hạn như tài chính, bán hàng… cần phải dựa vào các hệ thống riêng biệt, mỗi bộ phận có thể sẽ có số doanh thu và chi phí khác nhau. Nhân viên các cấp sẽ lãng phí thời gian đối chiếu số lượng hơn là thảo luận về cách cải thiện doanh nghiệp.

Tích hợp đơn hàng: Hệ thống ERP hỗ trợ đồng thời đặt hàng, sản xuất, hàng tồn kho, kế toán và phân phối. Điều này đơn giản và ít xảy ra lỗi với hệ thống hơn so với một loạt hệ thống riêng biệt cho từng bước trong quy trình. Cung cấp cái nhìn sâu sắc từ thông tin khách hàng: Hầu hết ERP bao gồm các công cụ quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management, CRM) để theo dõi tất cả tương tác của khách hàng. Kết hợp các tương tác này với thông tin về đơn hàng, giao hàng, trả lại, yêu cầu dịch vụ,… cung cấp cái nhìn sâu sắc về hành vi và nhu cầu của khách hàng.

Tiêu chuẩn hóa và tăng tốc độ sản xuất: Các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là doanh nghiệp có sở thích sáp nhập và mua lại, thường thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh tạo ra vật dụng tương tự bằng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống ERP có thể tiêu chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình sản xuất và hỗ trợ. Tiêu chuẩn hóa này giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và giảm số lượng đầu.

Chuẩn hóa thông tin nhân sự: Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh thiếu một cách đơn giản để liên lạc với nhân viên về lợi ích hoặc theo dõi nhân viên. Một hệ thống ERP với cổng thông tin tự phục vụ, cho phép nhân viên duy trì thông tin cá nhân của riêng họ, đồng thời tạo điều kiện báo cáo thời gian, theo dõi chi phí, yêu cầu nghỉ phép, lên lịch, đào tạo,… Bằng cách tích hợp thông tin như bằng cấp cao, chứng chỉ và công việc kinh nghiệm, vào kho lưu trữ nhân sự, các cá nhân có khả năng cụ thể có thể dễ dàng phù hợp hơn với nhiệm vụ tiềm năng.

Chuẩn hóa mua sắm: Trong trường hợp không có hệ thống mua sắm tích hợp, việc phân tích và theo dõi mua hàng trên toàn doanh nghiệp là một thách thức. Doanh nghiệp lớn thường thấy rằng các đơn vị kinh doanh khác nhau mua cùng một sản phẩm nhưng nhận được lợi ích từ việc giảm giá theo khối lượng. Các công cụ mua sắm ERP sẽ hỗ trợ các nhóm đàm phán nhà cung cấp bằng cách xác định các nhà cung cấp, sản phẩm và dịch vụ được sử dụng rộng rãi. Tạo điều kiện báo cáo chính phủ: Hệ thống ERP có thể tăng cường đáng kể khả năng của một tổ chức để nộp báo cáo cần thiết cho các quy định của chính phủ, qua chuỗi tài chính, nhân sự và chuỗi cung ứng.

Lợi ích và đặc điểm của ERP

Một số nghiên cứu đã xác định những lợi ích quan trọng khác nhau mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp. O’Leary cho rằng một hệ thống ERP tích hợp phần lớn quy trình kinh doanh và cho phép truy cập dữ liệu theo thời gian thực. Hơn nữa, ERP cải thiện mức độ hiệu suất của chuỗi cung ứng bằng cách giúp giảm thời gian chu kỳ.

Ngoài ra còn một số lợi ích vô hình mà một tổ chức có thể được hưởng bằng cách triển khai hệ thống ERP bao gồm, sự hài lòng của khách hàng tốt hơn, hiệu suất của nhà cung cấp được cải thiện, tăng tính linh hoạt, giảm chi phí chất lượng, cải thiện độ chính xác thông tin và khả năng ra quyết định.

ERP cải thiện hiệu quả kinh doanh theo nhiều cách, đặc biệt là: Hiệu quả nội bộ: Vận hành đúng hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp giảm thời gian cần thiết để hoàn thành hầu như mọi quy trình kinh doanh; Tăng tính linh hoạt: Tiêu chuẩn hóa và đơn giản hóa làm giảm sự cứng nhắc của hệ thống.

Điều này tạo ra một doanh nghiệp nhanh nhẹn hơn, có thể thích nghi nhanh chóng trong khi tăng tiềm năng hợp tác; Bảo mật nâng cao: Mặc dù cơ sở dữ liệu tập trung với dữ liệu doanh nghiệp là mục tiêu lớn nhưng nó dễ bảo mật hơn việc bảo mật dữ liệu nằm rải rác trên hàng trăm máy chủ. Điều này đặc biệt khó khăn nếu nhóm bảo mật không biết về máy chủ hoặc nó chứa dữ liệu của doanh nghiệp.

Hệ thống ERP có 4 tính năng chính. Quy mô, phạm vi và chức năng của các hệ thống ERP rất khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết phần mềm ERP có các đặc điểm sau: Tích hợp toàn doanh nghiệp: Các quy trình kinh doanh được tích hợp từ đầu đến cuối giữa các bộ phận và đơn vị kinh doanh. Ví dụ: một đơn đặt hàng mới sẽ tự động bắt đầu kiểm tra tín dụng, truy vấn tính khả dụng của sản phẩm và cập nhật lịch phân phối. Sau khi đơn hàng được vận chuyển, hóa đơn được gửi.

Kiểm soát hoạt động theo thời gian thực (hoặc gần thời gian thực): Vì các quy trình trong ví dụ trên xảy ra trong vòng vài giây kể từ khi nhận đơn đặt hàng, các vấn đề được xác định nhanh chóng, giúp người bán có thêm thời gian khắc phục tình huống.

Một cơ sở dữ liệu chung: Cơ sở dữ liệu chung là một trong những lợi thế ban đầu của ERP. Nó cho phép dữ liệu được xác định một lần cho doanh nghiệp với mọi bộ phận sử dụng cùng quy tắc. Các bộ phận riêng lẻ hiện phải tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu và quy tắc chỉnh sửa được phê duyệt. Trong khi một số ERP tiếp tục dựa vào cơ sở dữ liệu duy nhất, một số khác đã phân tách cơ sở dữ liệu vật lý để cải thiện hiệu suất.

ERP là phần mềm chuẩn hóa, hợp lý hóa và tích hợp các quy trình kinh doanh trên toàn bộ tài chính, nguồn nhân lực, mua sắm, phân phối và các bộ phận khác. (ảnh minh họa)

Giao diện phần mềm nhất quán: Các nhà cung cấp ERP ban đầu nhận ra rằng phần mềm với giao diện người dùng nhất quán giúp giảm chi phí đào tạo và chuyên nghiệp hơn. Các hệ thống ERP thường được phân loại theo từng bậc dựa trên quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp được phục vụ. Hệ thống ERP có thể là độc quyền hoặc miễn phí và nguồn mở, mặc dù hầu hết các ERP nguồn mở được thiết kế cho doanh nghiệp nhỏ và có thể cung cấp ít chức năng ngoài tài chính.

Các loại ERP điển hình bao gồm: ERP cấp I hỗ trợ các doanh nghiệp lớn, toàn cầu và xử lý tất cả vấn đề quốc tế hóa, bao gồm tiền tệ, ngôn ngữ, bảng chữ cái, mã bưu chính, quy tắc kế toán,… Trong nhiều thập kỷ, Oracle và SAP đã được coi là Cấp I. Microsoft và Infor là những đối thủ gần đây hơn nhưng cũng thường được phân loại là Cấp I. ERP Chính phủ cấp I hỗ trợ các cơ quan chính phủ lớn, chủ yếu là liên bang.

Các nhà cung cấp này hỗ trợ các hoạt động của kế toán chính phủ, nhân sự và mua sắm công. Oracle, SAP và CompuServe’s PRISM được coi là Cấp I. Danh sách ERP cấp I hiện nay: Microsoft Business Solutions Dynamics AX, Dynamics CRM, Dynamics GP, Dynamics NAV, Dynamics POS, Dynamics RMS, Dynamics SL, Oracle Corporation Oracle Fusion Applications, Oracle E-Business Suite, PeopleSoft Enterprise, Siebel, JD Edwards EnterpriseOne, JD Edwards World, Hyperion Financial Performance Management, Primavera Enterprise Project Portfolio Management, SAP SAP Business One, SAP Business ByDesign, SAP Business All-in-One… (Nguồn: http://panorama-consulting.com).

ERP cấp II hỗ trợ các doanh nghiệp lớn có thể hoạt động ở nhiều quốc gia nhưng thiếu phạm vi toàn cầu. Khách hàng cấp II có thể là các thực thể độc lập hoặc đơn vị kinh doanh của doanh nghiệp lớn trên toàn cầu. Hầu hết các ERP này có một số quốc tế hóa nhưng thiếu bề rộng Cấp I. Tùy thuộc vào cách phân loại các nhà cung cấp, có 25 đến 45 nhà cung cấp trong nhóm này.

ERP của Chính phủ Cấp II tập trung chủ yếu vào chính quyền tiểu bang và địa phương với một số cài đặt liên bang. Tyler Technologies và UNIT4 thuộc phân loại này. Danh sách ERP cấp II hiện nay: BatchMaster Software BatchMaster; CDC Software CDC Factory, CDC MarketFirst, CDC Respond, CDC Supply Chain, Pivotal CRM, Ross Enterprise, Saratoga CRM; Consona Corporation Intuitive ERP, Made2Manage ERP, Encompix ERP, AXIS, Cimnet Systems, DTR, Relevant; Deacom DEACOM; Deltek Systems Deltek Costpoint, Deltek Costpoint CRM, Deltek GCS Premier, Deltek Vision & Vision Consulting Edition, Deltek Enterprise Project Management (EPM); Epicor Software Corporation Epicor 9, Epicor Vantage, Epicor Enterprise, Epicor iScala, Epicor Retail (CRS+NSB), Epicor Vista, Epicor ITSM, Epicor Clientele, Epicor Avente, Epicor DataFlo Epicor Manage 2000, Epicor ManFact… (Nguồn: http://panorama-consulting.com).

ERP cấp III hỗ trợ doanh nghiệp trung cấp. Hầu hết xử lý một số ít ngôn ngữ và tiền tệ nhưng chỉ có một bảng chữ cái duy nhất. Tùy thuộc vào cách phân loại ERP, có 75 đến 100 giải pháp ERP. Danh sách ERP cấp III hiện nay: ABAS Software, Abel Software Limited, Ability 585 ERP, Absalom Systems, AddonSoftware, ADEXA, Aftersoft Network NA, AGIS LLC, American Software, Bluebee Software, Blue Link Associates Limited, BOOMI, Business Computer Resources, CA, Inc., Carillon ERP, Ceecom, Cezanne HR, CGI, CIM, Henning Industrial Software, Horizons International, Include Software, Insight Direct, JDA Software Group, Jeeves Information Systems, Jesta I.S., JOBSCOPE, JustFoodERP, Kinaxis, Knovalent, Knowledge Matrix, Inc., Laserbeam Software, Maconomy, ManEx, Marathon Data Systems, Openbravo, OpenERP, Open Systems, PDS, PENTAGON 2000 Software… (Nguồn: http://panorama-consulting.com).

ERP cấp IV được thiết kế cho doanh nghiệp nhỏ. Các hệ thống ERP được thiết kế cho các doanh nghiệp siêu nhỏ thường tập trung vào kế toán và không được các chuyên gia công nghệ thông tin coi là ERP đầy đủ. Trong vài năm qua, các nhà cung cấp ERP đã tạo ra các hệ thống mới được thiết kế dành riêng cho đám mây. Đồng thời, nhiều nhà cung cấp ERP lâu năm đã tạo ra các phiên bản đám mây của phần mềm của họ (Cloud ERP). Cloud ERP đang ngày càng trở nên phổ biến, nhưng tất cả Cloud ERP không hoạt động theo cùng một kiểu.

Có hai loại chính: ERP là một dịch vụ. Với các ERP này, tất cả khách hàng hoạt động trên cùng một cơ sở mã và không có quyền truy cập vào mã nguồn. Người dùng có thể cấu hình nhưng không tùy chỉnh mã; ERP trong đám mây IaaS (IaaS cloud). Các doanh nghiệp dựa vào mã tùy chỉnh trong ERP của họ không thể sử dụng ERP làm dịch vụ. Nếu họ muốn hoạt động trong đám mây, tùy chọn duy nhất là chuyển đến nhà cung cấp IaaS, nơi chuyển máy chủ của họ sang một vị trí khác. Danh sách Cloud ERP hiện nay: Acumatica, Agentrics, Aplicor, Arena Solutions, Callidus Software, Compiere, DataStation, Deskera, ECi Software Solutions, Everest Software, Inc., Fiat Lux Solutions, Intacct Corporation, Manu Online, Megaventory, NetSuite, OpenTrac… (Nguồn: http://panorama-consulting.com).

Đối với hầu hết doanh nghiệp, ERP là một dịch vụ cung cấp ba lợi thế: Chi phí ban đầu thấp hơn; việc nâng cấp lên các bản phát hành mới dễ dàng hơn; chính các giám đốc điều hành không thể can thiệp vào hệ thống mã của doanh nghiệp. Chọn một hệ thống ERP là một trong những quyết định khó khăn nhất đối với các nhà lãnh đạo công nghệ thông tin.

Ngoài các tiêu chí trên, có rất nhiều tính năng và khả năng để xem xét. Với bất kỳ ngành nào, điều quan trọng là chọn một nhà cung cấp ERP có kinh nghiệm trong ngành. Đào tạo một nhà cung cấp về chuyên môn của một ngành mới là rất khó khan và tốn thời gian. Hệ thống ERP tốt nhất hiện nay (được so sánh với các đánh giá và đánh giá của người dùng) gồm Acumatica Cloud ERP, Deltek ERP, Epicor ERP, Infor ERP, Microsoft Dynamics ERP, NetSuite ERP, Oracle E-Business Suite, Oracle JD Edwards EnterpriseOne ERP, Oracle Peoplesoft Financial Management và SAP ERP Solutions. Mặc dù có những lợi ích tiềm năng được thảo luận ở trên, tuy nhiên, hệ thống ERP cũng có một số nhược điểm.

Ví dụ, hầu hết hệ thống ERP có xu hướng lớn, phức tạp và đắt tiền. Hơn nữa, việc triển khai ERP đòi hỏi một sự cam kết về thời gian rất lớn từ bộ phận công nghệ thông tin của tổ chức hoặc các chuyên gia bên ngoài. Ngoài ra, vì các hệ thống ERP ảnh hưởng đến hầu hết các phòng ban lớn trong một doanh nghiệp, họ có xu hướng tạo ra những thay đổi trong nhiều quy trình kinh doanh.

An Hạ