Công cụ 5S phải gắn liền với doanh nghiệp, tránh áp dụng mang tính hình thức

Hiện nay, Chính phủ đã phê duyệt chương trình đổi mới công nghệ quốc gia đến năm 2030, với mục tiêu số doanh nghiệp thực hiện đổi mới công nghệ tăng trung bình từ 15 – 20% /năm. Đồng thời, phấn đấu năng suất lao động của doanh nghiệp sau đổi mới công nghệ tăng ít nhất 1,5 – 2 lần so với khi chưa đổi mới công nghệ. Tuy nhiên, thực tế hiện nay tại Việt Nam, vẫn còn những rào cản nhất định trong quá trình nâng cao năng suất như: Chất lượng lao động còn hạn chế, Thúc đẩy đổi mới sáng tạo trong doanh nghiệp chưa hiệu quả khiến năng suất chất lượng chưa được như kì vọng…

Vì vậy, việc sử dụng khoa học công nghệ, áp dụng hệ thống quản lý hiệu quả, công cụ cải tiến năng suất và nghiên cứu đổi mới sáng tạo là cần thiết. Doanh nghiệp cần quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực và giảm chi phí kết hợp tăng cường hiệu quả hoạt động để phục hồi sản xuất và kinh doanh.

Nói cách khác, việc nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm hàng hoá dịch vụ chính là việc đưa các ứng dụng khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo giúp doanh nghiệp loại bỏ các lãng phí và bất hợp lý trong quá trình sản xuất, hướng mọi hoạt động theo hướng tinh gọn, hiệu quả.

Giới chuyên gia nhận định, các hệ thống quản lý như ISO 9000, ISO 14000, GMP, HACCP đã trở thành hệ thống công cụ cải tiến năng suất chất lượng quen thuộc với doanh nghiệp. Đồng thời, các công cụ cải tiến Kaizen, 5S, Lean, Lean 6 Sigma… và công cụ quản lý khác cũng được doanh nghiệp quan tâm và ứng dụng. Trong đó, công cụ cải tiến năng suất chất lượng 5S được đông đảo doanh nghiệp áp dụng thành công.

 Ông Lê Minh Tâm – Phó Giám đốc phụ trách Trung tâm đào tạo nghiệp vụ Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Ảnh: Thanh Tùng.

Theo ông Lê Minh Tâm – Phó Giám đốc phụ trách Trung tâm đào tạo nghiệp vụ Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, 5S là tập hợp 5 từ của tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ S: Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke. Về bản chất, những từ này có nghĩa như sau: Seiri – phân biệt những thứ cần thiết và không cần thiết tại nơi làm việc rồi loại bỏ thứ không cần thiết; Seiton – sắp xếp những thứ còn lại sau khi seiri theo trật tự ngăn nắp, tiện lợi cho sử dụng; Seiso – vệ sinh và giữ gìn cho máy móc, môi trường làm việc sạch sẽ; Seiketsu – luôn nâng cao và giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách thực hiện thường xuyên 3 bước trên; Shitsuke – tạo cho mọi người thói quen tuân thủ quy định tại nơi làm việc và tự giác tham gia vào hoạt động 5S.

5S hiện trở thành thuật ngữ chung được phổ biến và sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Khi đưa vào Việt Nam, 5S được dịch sang tiếng Việt với các cụm từ: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng. Hiểu đơn giản, 5S là cụm 5 từ tiếng Nhật thể hiện một triết lý, phương pháp làm việc nhằm tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện, giảm thiểu lãng phí, đảm bảo an toàn, từ đó nâng cao năng suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Khi thực hiện thành công, 5S sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người, qua đó người làm việc có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.

Để triển khai 5S, doanh nghiệp cần tuân thủ và thực hiện từng bước một. 5S không phải chương trình ngắn hạn, càng không phải là trào lưu nhất thời, nó đòi hỏi sự tham gia của mọi người với tinh thần không ngừng cải thiện và sẽ gắn liền với cuộc sống hàng ngày của doanh nghiệp. Vì vậy, chúng ta không nên nóng lòng mong đạt được kết quả ngay mà bỏ qua những quá trình cần thiết. Không có bước nào là không quan trọng mặc dù có thể có những bước nội dung rất đơn giản, dễ hiểu. Trong đó, một kế hoạch tổng thể để triển khai hoạt động 5S gồm 4 phần việc: Phần 1 – Chuẩn bị; Phần 2 – Khởi động 5S; Phần 3 – Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày; Phần 4 – Đánh giá định kỳ.

Lấy ví dụ về sự thành công của doanh nghiệp khi áp dụng 5S, ông Tâm cho biết, một xí nghiệp tại Hà Nội áp dụng 5S từ những năm 1990. Kết quả đã mang lại cho công nhân và lãnh đạo xí nghiệp nhiều lợi ích và họ rất tự hào về điều đó. Khi hãng Canon tìm kiếm nhà cung ứng dịch vụ in ấn tại khu vực Đông Nam Á, xí nghiệp in đã được lựa chọn do Cannon đánh giá cao hoạt động 5S của xí nghiệp. Xí nghiệp đã duy trì và cải tiến liên tục chương trình 5S, bên cạnh đó còn áp dụng các hoạt động Kaizen khác, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000.

Năm 2005, xí nghiệp được Cannon tặng danh hiệu là một trong ba nhà cung cấp tốt nhất của Cannon do đạt tỷ lệ sản phẩm lỗi là 6 phần triệu. Giám đốc nhà máy vui mừng bày tỏ: “Bằng khen của Cannon sẽ là lời giới thiệu tuyệt vời nhất tới các công ty khác của Nhật khi họ muốn tìm đối tác ở Việt Nam”.

Cùng với xí nghiệp này, nhiều doanh nghiệp khác đã áp dụng 5S thành công. Điều này là minh chứng cho thấy ý nghĩa và vai trò quan trọng của việc sử dụng 5S nói riêng và các công cụ cải tiến chất lượng khác nói chung, từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

Thanh Tùng