Công cụ 5S nâng cao năng suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp

Hiện nay, doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì nâng cao năng suất, cải tiến chất lượng sản phẩm để phù hợp với nhu cầu thị trường, thị hiếu của người tiêu dùng là một trong những yêu cầu bắt buộc. Việc áp dụng các công cụ cải tiến được xem là giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình sản xuất, loại bỏ những khuyết điểm, giảm lãng phí nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nâng cao vị thế và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Trong đó không thể không kể đến công cụ cải tiến 5S.

 Các công cụ cải tiến giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế và uy tín trên thị trường. Ảnh: TTXVN.

Theo ông Lê Minh Tâm – Phó Giám đốc phụ trách Trung tâm đào tạo nghiệp vụ Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, 5S là tập hợp 5 từ của tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ S: Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke. Về bản chất, những từ này có nghĩa như sau: Seiri – phân biệt những thứ cần thiết và không cần thiết tại nơi làm việc rồi loại bỏ thứ không cần thiết; Seiton – sắp xếp những thứ còn lại sau khi seiri theo trật tự ngăn nắp, tiện lợi cho sử dụng; Seiso – vệ sinh và giữ gìn cho máy móc, môi trường làm việc sạch sẽ; Seiketsu – luôn nâng cao và giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách thực hiện thường xuyên 3 bước trên; Shitsuke – tạo cho mọi người thói quen tuân thủ quy định tại nơi làm việc và tự giác tham gia vào hoạt động 5S.

5S hiện trở thành thuật ngữ chung được phổ biến và sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Khi đưa vào Việt Nam, 5S được dịch sang tiếng Việt với các cụm từ: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng. Hiểu đơn giản, 5S là cụm 5 từ tiếng Nhật thể hiện một triết lý, phương pháp làm việc nhằm tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện, giảm thiểu lãng phí, đảm bảo an toàn, từ đó nâng cao năng suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Khi thực hiện thành công, 5S sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người, qua đó người làm việc có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.

Thời gian qua, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã thành công áp dụng 5S, biến 5S không chỉ đơn thuần là một công cụ mà trở thành văn hóa cải tiến của công ty. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn có những doanh nghiệp áp dụng 5S chưa thành công, một trong những lỗi điển hình là quá vội vàng triển khai, dẫn tới không có kết quả mà còn tốn nhiều chi phí.

Chuyên gia năng suất Man Thiện Ninh nhận định, ngay cả những công ty ở Nhật Bản cũng không phải tất cả đều áp dụng và duy trì thành công 5S. Có điều, cách mà người Nhật áp dụng 5S ở công ty của họ dựa trên nền tảng con người đã có sẵn nhận thức về 5S.

Họ được giáo dục từ trong trường học và cuộc sống hàng ngày, từ trong cách mặc quần áo, dáng đi, tư thế ngồi đến cách chào hỏi, sử dụng nước trong nhà vệ sinh… Họ không mất nhiều thời gian để đào tạo 5S cho nhân viên mà cũng có thể áp dụng ngay quy định công ty đang có. 5S được áp dụng cho những công việc nhỏ nhặt từ từng cây bút, từng tờ giấy, chổi lau nhà… đến sắp xếp kế hoạch công việc, lịch trình đón khách… từ nhận thức đến việc cải thiện những việc nhỏ hàng ngày giảm thiểu những rủi ro, lãng phí, từ đó tạo ra hiệu quả lớn.

Ngược lại, ở Việt Nam nền tảng kiến thức về 5S vẫn hạn chế, nhận thức của nhân viên đang trong giai đoạn sơ khai, nhưng khi áp dụng lại muốn nhanh chóng có kết quả, áp đặt mục tiêu lớn, thay đổi đột ngột… tạo ra sự chuyển biến môi trường làm việc nhưng lại thiếu đi tính bền vững. Để hình thành thói quen cải tiến và thực hiện 5S mang tính tự giác không phải ngày một ngày hai hoặc trong thời gian ngắn có thể mang lại hiệu quả.

Do đó, phương pháp tiếp cận khuyến nghị đối với doanh nghiệp muốn áp dụng 5S là cần xác định năng lực, nguồn lực hiện tại của mình, vạch ra mục tiêu, mức độ mong muốn đạt được của doanh nghiệp dài hạn theo từng cấp độ nhất định. Tương ứng với từng cấp độ, mục tiêu đó hoạch định ra những công việc phải làm, phương pháp nào thực hiện, phân công nhiệm vụ rõ ràng theo từng khu vực nhỏ, theo từng phòng ban và phương pháp dùng để kiểm tra đánh giá mức độ đạt được.

Thanh Tùng