Cải tiến quá trình – Tìm các giải pháp nhắm tới mục tiêu trong 6 Sigma

Cải tiến quá trình – Tìm các giải pháp nhắm tới mục tiêu

Thuật ngữ “cải tiến quá trình” được hiểu là chiến lược phát triển tập trung vào các giải pháp để loại bỏ các nguyên nhân gốc gây ra các vấn đề tác động tới hiệu quả kinh doanh. Thuật ngữ tương đương khác được sử dụng là “cải tiến liên tục” hoặc “Kaizen” (từ tiếng Nhật để chỉ sự cải tiến liên tục). Ý nghĩa của nó là cố gắng tìm kiếm hoặc giải quyết một vấn đề trong khi cấu trúc cơ bản của quá trình không bị thay đổi.

Theo thuật ngữ của 6 Sigma, đây là cải tiến tập trung vào việc tìm ra và thực hiện các giải pháp tác động vào một số các yếu tố quan trọng (X) gây ra nguyên nhân của vấn đề hoặc kết quả (Y). Vì vậy, phần lớn các dự án 6 Sigma là các nỗ lực cải tiến quá trình.

Cải tiến quá trình sản xuất hay kinh doanh thường áp dụng nhằm nâng mức khoảng 1 đến 2 Sigma lên 3 đến 4 Sigma. Trước tiên, cần xác định mức độ hiện thời của quá trình, sau đó, bằng việc loại trừ các biến động tác động vào quá trình thông qua việc kiểm soát chặt chẽ 5 yếu tố: 4M và 1I (Material – Nguyên liệu, Machine – Máy móc, Man – Nhân lực, Method – Phương pháp và Information – Thông tin), dần dần sẽ nâng cao được năng lực quá trình, tăng được mức Sigma.

Cải tiến quá trình sản xuất hay kinh doanh thường áp dụng nhằm nâng mức khoảng 1 đến 2 Sigma lên 3 đến 4 Sigma.

Thiết kế lại quá trình – Xây dựng một doanh nghiệp tầm cao hơn

Thông thường việc cải tiến quá trình áp dụng trôi chảy đến một 28 mức độ nào đó, nhưng khi đã đạt tới mức khoảng 4 Sigma thì rất khó cải tiến hơn nữa. Hay nói cách khác là “quá trình đó đội trần”. Với máy móc công nghệ hiện có thì chỉ thực hiện được như vậy. Muốn có một sự đột phá về chất lượng sản phẩm thì phải nâng cấp hệ thống sản xuất với máy móc và công nghệ mới. Đó gọi là thiết kế lại quá trình. Đối với phần lớn các công ty, muốn đạt trên mức 5 Sigma thì phải tiến hành thiết kế lại quá trình sản xuất của mình.

Công việc này đòi hỏi các kỹ thuật và công cụ thích hợp để đảm bảo nắm chắc và truyền tải được toàn bộ các yêu cầu của khách hàng thành các thiết kế sản phẩm và công nghệ tương ứng. Hoạt động này mang tính chất cấu trúc lại quá trình và đổi mới, vì vậy có sự khác biệt so với hoạt động Kaizen.

Quản lý quá trình – Cơ sở hạ tầng cho sự lãnh đạo theo 6 Sigma

Chiến lược quan trọng thứ ba của 6 Sigma là sự tiến triển cao nhất. Chiến lược này bao gồm các thay đổi từ tập trung vào quản lý định hướng theo chức năng và sự giám sát sang quản lý theo hướng hiểu rõ và thúc đẩy các quá trình, luồng công việc cung cấp giá trị cho khách và các cổ đông.

Trong cách tiếp cận quản lý theo quá trình, các chủ đề và phương pháp của 6 Sigma trở thành một phần không thể thiếu trong điều hành doanh nghiệp, đó là: Các quá trình được văn bản hóa và quản lý các điểm chốt; Các trách nhiệm được làm rõ theo cách đảm bảo quản lý chức năng chéo tại các quá trình quan trọng; Các yêu cầu của khách hàng được xác định rõ và cập nhật thường xuyên; Đo lường các kết quả đầu ra, các hoạt động quá trình, các đầu vào một cách cẩn thận và có ý nghĩa. Các nhà quản lý và người “chủ quá trình” sử dụng kết quả đo và kiến thức quá trình để đánh giá hiệu quả thực tế và thực hiện các hành động giải quyết các vấn đề. Cải tiến quá trình và thiết kế lại quá trình được sử dụng để tăng một cách liên tục mức độ hiệu quả, tính cạnh tranh và khả năng sinh lợi.

Nam Dương