Các yếu tố thành công quan trọng trong triển khai hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Hỗ trợ của người đứng đầu

Hỗ trợ của người đứng đầu được xác định là yếu tố thành công quan trọng nhất trong các dự án triển khai hệ thống ERP. Hỗ trợ quản lý hàng đầu trong triển khai ERP có hai khía cạnh chính: cung cấp khả năng lãnh đạo và các nguồn lực cần thiết.

Ngoài ra, vai trò của người đứng đầu trong triển khai ERP bao gồm phát triển sự hiểu biết về các khả năng và hạn chế, thiết lập các mục tiêu hợp lý cho hệ thống ERP, thể hiện cam kết và truyền đạt chiến lược của doanh nghiệp tới tất cả nhân viên.

Tầm nhìn và kế hoạch kinh doanh

Một tầm nhìn và kế hoạch kinh doanh rõ ràng là cần thiết để hướng dẫn dự án trong suốt vòng đời ERP. Một trong những vấn đề lớn nhất mà các nhà lãnh đạo dự án ERP gặp phải không phải đến từ việc triển khai mà từ sự kỳ vọng của các thành viên hội đồng quản trị, nhân viên cấp cao và các bên liên quan quan trọng khác.

Điều quan trọng là phải đặt ra các mục tiêu của dự án trước khi tìm kiếm sự hỗ trợ người đứng đầu. Nhiều triển khai ERP đã thất bại do thiếu kế hoạch rõ ràng. 

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh (Business Process Re-engineering, BPR) là sự suy nghĩ lại cơ bản và thiết kế lại triệt để các quy trình kinh doanh để đạt được những cải tiến đáng kể trong các biện pháp hiệu quả, hiện đại, như chi phí, chất lượng, dịch vụ và tốc độ. BPR đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn đầu triển khai. Hơn nữa, nó rất quan trọng trong giai đoạn chấp nhận và có xu hướng ít quan trọng hơn khi công nghệ trở thành thói quen.

Việc tái cấu trúc nên tiếp tục với các ý tưởng và cập nhật mới để tận dụng tối đa hệ thống ERP khi hệ thống được sử dụng. Các tổ chức nên sẵn sàng thay đổi doanh nghiệp của họ để phù hợp với phần mềm nhằm giảm mức độ tùy chỉnh. Nhiều tổ chức đã thực hiện các tùy chỉnh phức tạp, không cần thiết đối với phần mềm ERP vì những người thực hiện thay đổi không hiểu đầy đủ về thực tiễn kinh doanh của tổ chức. Mô hình kinh doanh mới và tái cấu trúc thúc đẩy sự lựa chọn công nghệ là yếu tố cho phép có thể mang lại thành công cho ERP.

Quản lý dự án

Triển khai hệ thống ERP là một tập hợp các hoạt động phức tạp, do đó các tổ chức nên có một chiến lược quản lý dự án hiệu quả để kiểm soát quá trình thực hiện. Các hoạt động quản lý dự án trải dài từ giai đoạn đầu tiên của vòng đời ERP đến khi kết thúc nó. Lập kế hoạch và kiểm soát dự án là một chức năng của các đặc điểm của dự án, như quy mô dự án, kinh nghiệm với công nghệ và cấu trúc dự án.

Làm việc theo nhóm

Nhóm ERP nên có sự tham gia của những người giỏi nhất trong tổ chức. Sự thành công của các dự án liên quan đến kiến thức, kỹ năng, khả năng và kinh nghiệm của người quản lý dự án cũng như lựa chọn thành viên nhóm phù hợp. Ngoài ra, nhóm không chỉ có năng lực về công nghệ mà còn hiểu rõ về doanh nghiệp và yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.

Một dự án ERP liên quan đến tất cả các bộ phận chức năng trong một doanh nghiệp. Nó đòi hỏi nỗ lực và sự hợp tác của các chuyên gia kỹ thuật và kinh doanh cũng như người dùng cuối. Cả chuyên gia kinh doanh và kiến thức kỹ thuật đều quan trọng để thành công. Việc chia sẻ thông tin giữa các đối tác triển khai là rất cần thiết và đòi hỏi sự tin tưởng đối tác. Hơn nữa, nhóm nên làm quen với các chức năng và sản phẩm kinh doanh để họ biết những gì cần cải thiện cho hệ thống hiện tại.

Lựa chọn hệ thống ERP

Việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp là quá trình đầy thách thức và tốn thời gian. Wei và Wang (2004) tuyên bố rằng không có một gói ERP nào có thể cung cấp tất cả chức năng cần thiết cho doanh nghiệp. Có nhiều gói ERP khác nhau trên thị trường với chức năng tương tự nhưng thiết kế khác nhau bao gồm, SAP, Oracle, JD Edwards và Baan. Do đó, tổ chức phải chọn nhà cung cấp phù hợp có khả năng cung cấp một hệ thống ERP linh hoạt.

Các tác giả khác nhau đã xác định các tiêu chí quan trọng cần được tính đến khi lựa chọn một hệ thống ERP mới. Một số nghiên cứu nhấn mạnh rằng hệ thống ERP được chọn phải phù hợp chặt chẽ với hầu hết quy trình kinh doanh hiện tại. Ngoài ra, hệ thống phải linh hoạt, thân thiện với người dùng và dễ thực hiện. Khả năng ứng dụng, tích hợp, thích ứng và khả năng nâng cấp là những yếu tố cần thiết phải được xem xét khi áp dụng ERP.

Sự tham gia của người dùng

Sự tham gia của người dùng là một trong những yếu tố thành công quan trọng được trích dẫn nhiều nhất trong các dự án triển khai ERP. Sự tham gia của người dùng làm tăng sự hài lòng và chấp nhận của người dùng bằng cách phát triển những kỳ vọng thực tế về khả năng của hệ thống.

Sự tham gia của người dùng là điều cần thiết bởi vì nó cải thiện kiểm soát nhận thức thông qua việc tham gia toàn bộ kế hoạch dự án. Có hai lĩnh vực có sự tham gia của người dùng khi doanh nghiệp quyết định triển khai hệ thống ERP: sự tham gia của người dùng trong giai đoạn định nghĩa về tổ chức cần hệ thống ERP và người dùng tham gia triển khai hệ thống ERP.

Đào tạo người dùng sử dụng ERP rất quan trọng vì ERP không dễ sử dụng ngay cả với kỹ năng công nghệ thông tin tốt. Đào tạo đầy đủ có thể giúp tăng thành công cho hệ thống ERP. Tuy nhiên, thiếu đào tạo có thể dẫn đến thất bại. Lý do chính của đào tạo là để tăng trình độ chuyên môn và kiến thức của người dùng trong doanh nghiệp.

Hà My

(Lược trích từ cuốn “Những vấn đề cơ bản về sản xuất thông minh” – Tổng cục TCĐLCL)