Các bước triển khai công cụ ‘nghiên cứu thời gian và thao tác’ trong doanh nghiệp

Nghiên cứu thời gian và thao tác là một công cụ sử dụng trong khảo sát chẩn đoán về năng suất chất lượng để qua đó thấy được bức tranh tổng quan về tình hình năng suất chất lượng cũng như hiệu quả công việc của người lao động thuộc phạm vi áp dụng. Công cụ này cũng được sử dụng trong đánh giá kết quả cải tiến sau áp dụng các kỹ thuật cải tiến khác.

Nghiên cứu thời gian và thao tác được tổ chức triển khai theo 3 bước sau: Lập kế hoạch và tổ chức; Phân tích nguyên nhân các vấn đề liên quan đến kết quả khảo sát đánh giá hiệu quả công việc; Đề xuất lựa chọn giải pháp cải tiến.

Bước đầu tiên là lập kế hoạch và tổ chức, đây là một trong những bước công việc quan trọng nhất để triển khai áp dụng. Trong bước này có 3 nội dung phải đạt được, đó là: Có được sự cam kết và sự tham gia của lãnh đạo cao nhất; Có sự tham gia của nhân viên; Thành lập nhóm cải tiến.

Cũng như bất cứ công cụ, chương trình, kỹ thuật cải tiến nào, nếu như không có sự cam kết, tham gia của ban lãnh đạo công ty thì khả năng thành công cũng như duy trì của chương trình đó là rất thấp. Ban lãnh đạo công ty phải cam kết cung cấp đầy đủ nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực để cùng thực hiện các đề tài cải tiến. Vì thực chất, nghiên cứu thời gian không chỉ là vấn đề tìm ra giải pháp kỹ thuật mà còn rất nhiều yếu tố khác ảnh hưởng đến quản lý, sắp xếp các nguồn lực có liên quan. Ban lãnh đạo là người ra chỉ thị phát động phong trào cải tiến, quyết định ngân sách, cơ chế có liên quan để thực hiện cải tiến. Chính vì vậy, sự cam kết và tham gia của ban lãnh đạo cao nhất là rất cần thiết.

Công cụ nghiên cứu thời gian và thao tác cho thấy bức tranh tổng quan về tình hình năng suất chất lượng trong doanh nghiệp. Ảnh minh họa.

Thành công của các chương trình cải tiến phụ thuộc rất nhiều vào sự tham gia của cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng. Một điều đáng lưu ý rằng, sự thành công của các chương trình cải tiến có liên quan đến nghiên cứu thời gian quyết định chủ yếu là nhân viên trong doanh nghiệp, tổ chức đó với sự trợ giúp cần thiết từ ngoài công ty, mà không phải người ngoài công ty (chẳng hạn như các chuyên gia tư vấn) sẽ làm nên thành công đó.

Đồng thời, thành lập từ một đội cải tiến trở lên và đây là yếu tố quan trọng để khởi động, điều phối và giám sát các giải pháp, đề tài cải tiến. Nhóm phải bao gồm các thành viên trong công ty với sự trợ giúp, hỗ trợ của chuyên gia tư vấn khi cần thiết. Thành viên nhóm được tập hợp từ nhiều phòng ban là yếu tố tối cần thiết nhằm tránh khó khăn có thể gặp phải từ nội bộ (chẳng hạn như từ các nhân viên khác trong công ty) cũng như là bên ngoài.

Đối với các tổ chức lớn, đội phải bao gồm một nhóm hạt nhân nhằm đảm bảo luôn phản ứng linh hoạt với các giải pháp, đề xuất cải tiến (bao gồm đại diện của nhiều phòng, ban) và các tiểu nhóm giải quyết những nhiệm vụ cụ thể. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể chỉ cần một đội bao gồm người chủ hoặc người sở hữu và các quản đốc hoặc người quản lý chịu trách nhiệm về hoạt động hàng ngày. Để hoạt động hiệu quả, đội cần có những kiến thức tổng hợp để phân tích, rà soát các hoạt động sản xuất hiện tại để đề xuất các giải pháp cải tiến.

Bước thứ 2 là phân tích nguyên nhân các vấn đề liên quan đến kết quả khảo sát đánh giá hiệu quả công việc. Khi đã nhận diện, định lượng và xác định tính chất các vấn đề liên quan đến lãng phí trong đánh giá hiệu quả công việc, nhóm dự án cần tiến hành phân tích nguyên nhân nhằm tìm ra nguyên nhân phát sinh các vấn đề đó. Việc phân tích nguyên nhân nhằm trả lời câu hỏi: “Tại sao lại xảy ra vấn đề như vậy?” Thực chất, phân tích nguyên nhân là công việc nhằm tìm ra nguyên nhân sâu xa của vấn đề.

Bước cuối cùng là đề xuất lựa chọn giải pháp cải tiến. Theo đó, đề xuất các lựa chọn cải tiến năng suất lao động và hiệu quả công việc là một quá trình sáng tạo. Giống như phân tích nguyên nhân, cách tốt nhất là thực hiện nhiệm vụ này thông qua nhóm cải tiến với sự tác động của những thành viên khác có liên quan trong công ty.

Thanh Tùng