Áp dụng KPI trong thực thi chiến lược kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp

Buổi đào tạo được diễn ra theo hình thức trực tuyến và trực tiếp.

Cách xây dựng và áp dụng KPI trong tổ chức gồm 5 bước. Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI. Ở bước này có 2 phương pháp chính, trong đó phương pháp 1: Các bộ phận/phòng ban chức năng tự xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong bộ phận/phòng ban mình; Trong đó đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPI tuân thủ đúng các nguyên tắc trên. 

Theo phương pháp này, người xây dựng KPI thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Bộ phận/Phòng/Ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPI cho cấp dưới. 

Phương pháp 2: Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPI cho phòng/ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học. Tuy nhiên, các chỉ số KPI đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban.

Bước 2: Xác định các chỉ số KPI. Yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPI là phải đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của phòng ban, doanh nghiệp bao gồm: Mục tiêu cụ thể, mục tiêu đo lường được, mục tiêu có thể đạt được, mục tiêu thực tế, mục tiêu có thời hạn cụ thể.

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI. Sau khi xây dựng KPI thành công cho các phòng ban và vị trí công việc trong doanh nghiệp, đã đến lúc áp dụng nó vào quản trị, cả nhân sự và năng suất. Bởi các KPI được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường, nên chắc chắn đã có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI.

Nhìn chung, mọi đầu công việc, KPI đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau: Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng, chẳng hạn như: A: 50%; B: 30% và C: 20%

Trong đó, nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung; Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc/ và tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung; Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng. Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định mức lương/ thưởng nhất định. Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPI hoặc do chính nhân viên tự thống nhất với nhau.

Thông thường sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc định kỳ cuối mỗi kỳ đánh giá. Việc đánh giá nên được khách quan và toàn diện bằng cách kết hợp ý kiến của cả sếp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân nhân viên.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI. KPI cần được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian. Hãy luôn xem xét các KPI đã được lập để đảm bảo rằng số liệu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.

 Hà My