Áp dụng chỉ số KPI – nâng cao hiệu quả hoàn thành mục tiêu công việc

KPI (viết tắt của Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, qua đó phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân, bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp. Chỉ số KPI thể hiện qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng,… khác nhau phù hợp đặc thù nghiệp vụ của từng đối tượng. Trong một tổ chức, KPI thường được xây dựng ở nhiều cấp độ khác nhau để vừa hiện thực hóa được mục tiêu, vừa làm thước đo tiến độ và kết quả công việc.

Theo chuyên gia, lợi ích khi áp dụng KPI, với lãnh đạo và các cấp quản lý có thể theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp; Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc; Đảm bảo mục tiêu, tầm nhìn có thể hoàn thành đúng như kỳ vọng. Với nhân viên có thể hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra; Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu; Phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời.

Yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPI là việc phải đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với mục tiêu cụ thể của phòng ban, doanh nghiệp. 

Xây dựng và áp dụng KPI trong tổ chức

Có 5 bước để xây dựng và áp dụng KPI trong tổ chức. Theo đó, bước 1 là xác định bộ phận/người xây dựng KPI. Ở bước này có 2 phương pháp chính, trong đó phương pháp 1: Các bộ phận/phòng ban chức năng tự xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong bộ phận/phòng ban mình; Trong đó đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPI tuân thủ đúng các nguyên tắc trên. 

Theo phương pháp này, người xây dựng KPI thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Bộ phận/Phòng/Ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPI cho cấp dưới. 

Phương pháp 2: Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPI cho phòng/ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học. Tuy nhiên, các chỉ số KPI đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban.

Bước 2 là xác định các chỉ số KPI. Yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPI là phải đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với mục tiêu cụ thể của phòng ban, doanh nghiệp bao gồm: Mục tiêu cụ thể, mục tiêu đo lường được, mục tiêu có thể đạt được, mục tiêu thực tế, mục tiêu có thời hạn cụ thể.

Bước 3 là đánh giá mức độ hoàn thành KPI. Sau khi xây dựng KPI thành công cho các phòng ban và vị trí công việc trong doanh nghiệp, đã đến lúc áp dụng nó vào quản trị, cả nhân sự và năng suất. Bởi các KPI được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường, nên chắc chắn đã có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI.

Nhìn chung, mọi đầu công việc, KPI đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau: Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng, chẳng hạn như: A: 50%; B: 30% và C: 20%.

Trong đó, nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung; Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc/ và tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung; Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.

Bước 4 là liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng. Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định mức lương/ thưởng nhất định. Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPI hoặc do chính nhân viên tự thống nhất với nhau.

Thông thường sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc định kỳ cuối mỗi kỳ đánh giá. Việc đánh giá nên được khách quan và toàn diện bằng cách kết hợp ý kiến của cả sếp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân nhân viên.

Bước 5 là điều chỉnh và tối ưu KPI. KPI cần được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian. Hãy luôn xem xét các KPI đã được lập để đảm bảo rằng số liệu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.

Thời gian qua, việc áp dụng KPI đã đem đến nhiều lợi ích bất ngờ cho các doanh nghiệp, điển hình với Công ty TNHH Thông Quan, chỉ qua 6 tháng bước đầu xây dựng và áp dụng KPI, không khí làm việc tại Công ty đã có sự thay đổi tích cực.

Số liệu thống kê về tình hình kinh doanh cũng thể hiện được hiệu quả của công cụ KPI tại Công ty. Thành công lớn nhất hiện nay là toàn thể lãnh đạo và nhân viên Công ty đã nhận thấy vai trò không thể thiếu của KPI với ý nghĩa là bộ công cụ quản lý doanh nghiệp hiệu quả và muốn áp dụng triệt để.

Là doanh nghiệp chuyên cung cấp các dịch vụ logistics, qua 6 tháng triển khai KPI, nhận định chung của lãnh đạo Công ty Tiptop Logistics là việc ứng dụng KPI đã mang lại những thành quả nhất định. Bộ chỉ số KPI của Công ty và Phòng Kinh doanh đã giúp doanh nghiệp xác định được các mục tiêu về tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi. Thành công của việc triển khai áp dụng KPI được thể hiện qua những chuyển biến tích cực về doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Doanh thu doanh nghiệp tăng 23%, lợi nhuận sau thuế tăng 45% so với giai đoạn trước khi áp dụng.

Việc xây dựng KPI đã minh bạch hóa cách quản trị của doanh nghiệp. Không chỉ các cấp lãnh đạo mà từ nhân viên cấp phòng đều hiểu mục tiêu mà Công ty theo đuổi, lợi ích của họ khi Công ty đạt được những mục tiêu đó trong ngắn hạn và dài hạn và vai trò, tầm quan trọng của họ trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp.

Hay như tại Công ty TNHH MTV Viễn Đông Sài Gòn, qua quá trình tham gia đào tạo và được tư vấn triển khai, Ban Giám đốc Công ty nhận thấy việc áp dụng KPI chính là chìa khóa giúp Công ty tháo gỡ nút thắt hiện tại, giải phóng được năng lượng tiềm tàng từ đội ngũ nhân sự để cùng hướng đến các mục tiêu phát triển mới.

Theo đại diện doanh nghiệp, môi trường làm việc với sự hiện diện của KPI đã giúp bố trí đúng người, đúng việc và phát huy năng lực cá nhân của mỗi nhân viên để đóng góp vào sự phát triển chung. Việc chi trả lương thưởng gắn liền với hiệu quả công việc đã giúp người lao động rất phấn khởi. Với người lao động tại Công ty, giờ đây KPI đã trở thành cơ hội tốt để thể hiện và khẳng định năng lực bản thân trong môi trường công việc.

An Hạ