Giai đoạn kiểm soát trong 6 Sigma

Tiêu chuẩn hóa và lập thành văn bản các cải tiến

Bước đầu tiên của giai đoạn kiểm soát là lập thành tài liệu và tiêu chuẩn hóa các cải tiến đã được thực hiện trong giai đoạn cải tiến. Nếu nhiều cá nhân hoặc nhóm tham gia đến quá trình này, cần lập kế hoạch thực hiện để làm rõ vai trò và nhiệm vụ. Có nhiều dạng tài liệu được thiết lập ở bước này, ví dụ như sơ đồ quá trình của quá trình mới đã được tạo ra sau khi cải tiến được cập nhật và thể hiện rõ các sửa đổi đã thực hiện. Sơ đồ này được sử dụng cho đào tạo và làm tài liệu tham khảo.

Ngoài sơ đồ quá trình ra, các hướng dẫn về quá trình cũng rất quan trọng để giúp cho người vận hành hiểu rõ quá trình mới. Việc thiết lập các tài liệu hướng dẫn đặc biệt quan trọng nếu có nhiều cải tiến đã được thực hiện và nếu quá trình mới khác đáng kể so với ban đầu.

Cuối cùng, nhóm dự án cần đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia vào quá trình nhận được đào tạo thích hợp và trao đổi thông tin hiệu quả. Hoạt động đào tạo có thể tổ chức thành các lớp học chính thức hoặc chỉ đơn giản là phân phối các tài liệu về quy trình đã được sửa đổi.

Thiết lập kế hoạch kiểm soát quá trình

Có lẽ khía cạnh quan trọng nhất của giai đoạn kiểm soát là thiết lập một kế hoạch để theo dõi quá trình mới và hành động khắc phục khi kết quả không đạt giới hạn kỹ thuật, từ đó các kết quả đạt được của dự án sẽ tiếp tục được duy trì. Nội dung này của dự án 6 Sigma có sự khác biệt với phương pháp quản lý dự án cơ bản – dự án kết thúc một khi các cải tiến được xác nhận. Kế hoạch kiểm soát quá trình trong giai đoạn kiểm soát chỉ rõ cách thức theo dõi liên tục hiệu quả quá trình, những người sẽ được thông báo nếu có vấn đề và vấn đề đó phát sinh như thế nào, xử lý bằng biện pháp gì.

Nội dung đầu tiên trong kế hoạch giám sát là các quy định cụ thể về thông số cần đo để đánh giá được hiệu quả quá trình, cũng như quy định về tần suất đo và lấy dữ liệu. Ngoài ra, làm rõ người chịu trách nhiệm đo, giám sát (thường do người chủ quá trình thực hiện). Thông thường, thông số đo là các thông số đã được sử dụng trong giai đoạn Đo lường và Cải tiến, thích hợp nhất là sử dụng các thông số giống như các Điểm quan trọng về chất lượng (CTQ) được xác định trong giai đoạn Xác định.

Kế hoạch giám sát cũng chỉ ra những yếu tố nào đóng góp tạo nên hiệu quả của quá trình và chỉ ra các vấn đề tiềm ẩn có thể nảy sinh. Nhóm 6 Sigma cần huy động trí não xác định các vấn đề tiềm năng và cách giải quyết thích hợp với từng vấn đề, không chỉ nội dung  công việc cần thực hiện mà cả trách nhiệm để xảy ra vấn đề cũng như giải quyết vấn đề.

Nên cập nhật liên tục dữ liệu vào biểu đồ kiểm soát để chủ quá trình có thể theo dõi các thay đổi của quá trình hoặc các dấu hiệu cho thấy có thể có vấn đề đối với quá trình. Nếu chủ quá trình không thành thạo trong việc đọc hiểu các biểu đồ kiểm soát, nhóm dự án cần lập hướng dẫn hoặc tài liệu tham khảo giúp nhận biết các vấn đề. Nếu có thể, sử dụng một giải pháp cảnh báo tự động để người thực hiện dễ nhận biết. 

Cuối cùng, vì sự thay đổi chưa dự phòng được của môi trường sản xuất kinh doanh, nhóm dự án nên thiết lập quy trình để cập nhật các thủ tục mới khi cần thiết. Quá trình cập nhật sẽ bao gồm cập nhật lưu đồ quá trình và các hướng dẫn, truyền đạt những thay đổi cho tất cả các bên liên quan, sửa đổi kế hoạch giám sát nếu cần thiết để phản ánh những thay đổi. Các thay đổi phổ biến mà các nhóm cải tiến nên có kế hoạch thường xuyên cập nhật bao gồm sự thay đổi trong vai trò của nhân viên, thay đổi trong thông số kỹ thuật của khách hàng và thay thế cho công nghệ hiện có.

Đến cuối giai đoạn kiểm soát, nhóm dự án đã hoàn thành việc chuẩn hóa và thiết lập tài liệu cho quá trình mới, đào tạo và phổ biến tài liệu, thiết lập một kế hoạch để theo dõi quá trình liên tục, những cải tiến được thiết lập đầy đủ và một kế hoạch cho việc cập nhật quá trình để đáp ứng với những thay đổi trong môi trường. Nhóm đã sẵn sàng để đóng dự án 6 Sigma theo chu trình DMAIC và chuyển giao cho chủ quá trình.

Nam Dương