Cải tiến – giai đoạn quan trọng trong 6 Sigma

Chuyên gia năng suất chỉ ra rằng, các vấn đề trong giai đoạn phân tích là tiền đề của giai đoạn cải tiến. Giai đoạn cải tiến tập trung vào nghiên cứu đưa ra các giải pháp tối ưu và thực hiện các giải pháp. Quá trình phát triển các giải pháp cần trả lời các câu hỏi sau: Các ý tưởng có thể loại bỏ các nguyên nhân gốc của vấn đề và đạt tới mục tiêu? Các ý tưởng này có tính khả thi để trở thành các giải pháp tiềm năng? Trong số các giải pháp tiềm năng, giải pháp nào có khả năng giúp đạt tới mục tiêu cao nhất với chi phí thấp nhất hoặc không phá vỡ hệ thống? Cách thử nghiệm các giải pháp được lựa chọn để đảm bảo tính hiệu quả của nó khi áp dụng lâu dài?

Dựa trên các nguyên nhân gốc rễ đã được tìm ra, nhóm cải tiến tổ chức các hoạt động nhóm, huy động trí não để đưa ra các giải pháp tiềm năng giải quyết các nguyên nhân của vấn đề.

Giai đoạn cải tiến tập trung vào nghiên cứu đưa ra các giải pháp tối ưu và thực hiện các giải pháp để thúc đẩy nâng cao năng suất.

Các giải pháp tiềm năng được phát triển chủ yếu dựa trên ý tưởng của những người liên quan đến quá trình, vì vậy phát huy được trí tuệ tập thể là yếu tố cốt lõi để đem đến được những giải pháp có giá trị. Yêu cầu khi phát triển xây dựng các giải pháp: Khuyến khích mọi người cùng tham gia đóng góp, ghi nhận mọi ý kiến. Trao đổi giữa các bên liên quan tới quá trình hoặc chuyên gia kỹ thuật về quá trình. Trao đổi với lãnh đạo để có định hướng và quyết định.

Đánh giá lợi ích và rủi ro của các giải pháp tiềm năng được thực hiện bài bản. Các cuộc huy động trí não thường thu được rất nhiều các ý tưởng cải tiến, tuy nhiên để lựa chọn từ các ý tưởng các giải pháp tối ưu, nhóm cải tiến cần đánh giá các giải pháp trên khả năng giảm thiểu và loại trừ các nguyên nhân gốc rễ, sau đó lựa chọn giải pháp có mức độ tác động tới mục tiêu lớn hơn. Bước này có thể sử dụng biểu đồ ma trận XY hoặc phân tích sai hỏng và tác động tiềm ẩn.

Trước khi áp dụng rộng rãi các giải pháp đã được lựa chọn, thì cần có sự kiểm chứng các giải pháp thông qua nghiên cứu thử nghiệm. Mục đích của nghiên cứu thử nghiệm (thông thường thực hiện dưới hình thức áp dụng thí điểm) nhằm giảm thiểu tác động xấu (nếu có); giảm thiểu những rủi ro có thể có của giải pháp, ví dụ như: giải pháp không có giá trị thực tiễn, chi phí cho giải pháp cao, khi chuyển đổi từ ý tưởng sang hành động thực tế có những khó khăn nhất định. Qua áp dụng thử nghiệm, nhóm cải tiến có được những kinh nghiệm cần thiết để khi thực hiện nhân rộng giải pháp có hiệu quả nhất đồng thời tiết kiệm chi phí.

Khi xây dựng kế hoạch áp dụng thí điểm, cần trả lời các câu hỏi sau: Giải pháp nào cần thí điểm thực hiện? (What); Triển khai giải pháp ở đâu? (Where); Ai sẽ tham gia triển khai thực hiện? (Who); Khi nào thì triển khai và làm trong bao lâu? (When – How long); Làm như thế nào? (How); Trong các giải pháp của 6 Sigma, các giải pháp có thể là cải tiến cụ thể trong quá trình đó, hoặc thiết kế lại quá trình. 

Cải tiến quá trình, là thực hiện các cải tiến thông qua loại trừ các nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề đối với sản phẩm mà không làm thay đổi cấu trúc của quá trình. Thiết kế lại quá trình: Là việc áp dụng các giải pháp (có thể là thiết kế lại sản phẩm hoặc đổi mới công nghệ) làm thay đổi cấu trúc của quá trình.

Quá trình được thiết kế mới đã giảm bớt một số bước. Đây là quá trình đã được quyết định sau khi cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố sau: Những bước công đoạn không tạo ra giá trị gia tăng và không cần thiết. Những bước công đoạn có thể loại bỏ được do ứng dụng công nghệ mới. Những bước có thể loại bỏ do đã cải tiến cụ thể ở công đoạn đó và nhận thấy bước đó không còn cần thiết nữa (ví dụ: khi đã nâng cao được tay nghề của nhân viên, và đảm bảo được chất lượng sản phẩm do nhân viên làm ra thì bước kiểm tra chất lượng sản phẩm sau đó là không cần thiết).

Các giải pháp thử nghiệm sau đó sẽ được kiểm chứng bằng kết quả thực hiện. Cụ thể, các nhóm thu thập lại dữ liệu sau cải tiến, so sánh với dữ liệu trước cải tiến. Nếu như sau khi thực hiện giải pháp, các kết quả cho thấy, quá trình đã được cải tiến, mục tiêu đạt được và mức sigma cao lên, thì giải pháp đó được xác nhận là có kết quả. Đến lúc này, nhóm cải tiến cần lập kế hoạch cho việc áp dụng giải pháp trên diện rộng.

Nam Dương