Kinh nghiệm xây dựng, áp dụng ISO/IEC 17025 tại Vinacontrol CE

Quá trình triển khai

Thực hiện nhiệm vụ “Nhân rộng áp dụng hệ thống quản lý phòng thí nghiệm ISO/IEC 17025 cho các doanh nghiệp của Việt Nam” thuộc Chương trình quốc gia Hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa giai đoạn 2021-2030, theo Quyết định số 1322/QĐ-TTg ngày 31 tháng 8 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ”, Viện Nghiên cứu Phát triển Tiêu chuẩn Chất lượng đã hỗ trợ Công ty CP Chứng nhận và Kiểm định Vinacontrol (Vinacontrol CE) xây dựng, áp dụng ISO/IEC 17025.

Mục tiêu chung là hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng lực thử nghiệm chất lượng sản phẩm, hàng hóa, kiểm soát và cải tiến chất lượng, nâng cao năng suất chất lượng và khả năng cạnh tranh.

Mục tiêu cụ thể là xây dựng, hoàn thiện bộ tài liệu hướng dẫn áp dụng ISO/IEC 17025:2017 cho phòng thử nghiệm; Hỗ trợ xây dựng, áp dụng ISO/IEC 17025 phù hợp hoạt động của Vinacontrol CE và đáp ứng yêu cầu để được công nhận bởi tổ chức công nhận độc lập, hợp pháp, có phạm vi công nhận được thừa nhận bởi ILAC/APAC; Quảng bá, chia sẻ kinh nghiệm để phổ biến, nhân rộng áp dụng cho các phòng thử nghiệm của doanh nghiệp khác.

Các nội dung triển khai chính tại Công ty CP Chứng nhận và Kiểm định Vinacontrol/Phòng Kiểm định điện Vinacontrol (PTN) được chia làm 4 giai đoạn chính như sau:

Giai đoạn 1: Các công việc chuẩn bị cho việc hướng dẫn xây dựng và áp dụng

– Xây dựng và hoàn thiện tài liệu hướng dẫn áp dụng ISO/IEC 17025 đã được phê duyệt theo yêu cầu của dự án.

– Lập kế hoạch tổng thể về quá trình hướng dẫn xây dựng, áp dụng HTQL đáp ứng các yêu cầu của ISO/IEC 17025 tại PTN (chi tiết tại Phụ lục 1 – Kế hoạch triển khai nhiệm vụ tại PTN).

– Đánh giá, khảo sát nhiệm vụ về mặt quản lý, các hoạt động quản lý năng lực PTN thực tế tại PTN theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO/IEC 17025.

– Triển khai công tác tổ chức nhân sự cho kế hoạch xây dựng và áp dụng hệ thống:

+ Thành lập Ban Điều hành/Ban ISO, gồm đại diện các phòng ban, đơn vị (có hiểu biết về hoạt động thí nghiệm, năng lực PTN).

+ Cử đại diện lãnh đạo PTN và quy định trách nhiệm và quyền hạn tương ứng của vị trí này.

Giai đoạn 2: Hướng dẫn xây dựng HTQL PTN theo ISO/IEC 17025:2017

– Đoàn chuyên gia tiến hành khảo sát, đánh giá hiện trạng về năng lực hiện có của PTN.

– Viện Chất lượng ISSQ thực hiện các khóa đào tạo về tri thức của ISO/IEC 17025:2017 như khóa đào tạo nhận thức chung, chuyên gia đánh giá nội bộ, tính độ không đảm bảo đo, xác nhận giá trị sử dụng của phương pháp cho lãnh đạo và cán bộ nhân viên phòng thử nghiệm.

– Đoàn chuyên gia tư vấn thực hiện hướng dẫn hướng dẫn hoàn thiện cơ cấu, hệ thống tài liệu đáp ứng các yêu cầu theo yêu cầu của tiêu chuẩn  ISO/IEC 17025.

– Tiếp theo đoàn chuyên gia tư vấn, hướng dẫn các nội dung hoàn thiện nguồn lực cho PTN về mặt nhân lực, trang thiết bị, phương pháp, cơ sở vật chất và điều kiện môi trường,… đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO/IEC 17025.

Giai đoạn 3: Hướng dẫn áp dụng HTQL PTN theo ISO/IEC 17025:2017

– Ở giai đoạn này, đoàn chuyên gia thực hiện nội dung hướng dẫn áp dụng tổng thể HTQL PTN theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 đã được xây dựng, chỉnh sửa và ban hành: Tài liệu sau khi ban hành được phổ biến áp dụng vào kiểm soát công việc thực tế. Từ việc áp dụng hệ thống tài liệu vào trong hoạt động thực tế, thời gian đầu sau khi áp dụng PTN có thể phát hiện những điểm chưa phù hợp với thực tế, đưa ra ý kiến góp ý, chỉnh sửa để cải tiến hệ thống sao cho các quy định, thủ tục áp dụng một cách đơn giản nhưng vẫn đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn. Việc áp dụng phải kèm theo việc theo dõi, kiểm tra tính hiệu lực của văn bản, vậy nên PTN cũng đã cử ra cán bộ chuyên trách, chịu trách nhiệm về việc theo dõi sau áp dụng hệ thống quản lý.

– Trong quá trình áp dụng, đoàn chuyên gia phối hợp với cán bộ chuyên trách của PTN thực hiện hướng dẫn nhân sự PTN tiến hành cập nhật thông tin dạng văn bản theo yêu cầu được quy định tại các quy trình, thủ tục và phương pháp đã xây dựng.

– Các nhân sự thuộc PTN được tham gia các khóa đào tạo liên quan đến nội dung: xác nhận giá trị sử dụng của phương pháp thử, đánh giá độ không đảm bảo đo do giảng viên Viện Chất lượng ISSQ và các chuyên gia thực hiện dự án triển khai. Bên cạnh đó đoàn chuyên gia cũng tổ chức các buổi hướng dẫn nhân sự phòng thí nghiệm thực hiện kiểm tra xác nhận và xác nhận giá trị sử dụng của phương pháp, các biện pháp đảm bảo chất lượng của hoạt động thí nghiệm bao gồm:

+ Tính liên kết chuẩn và đảm bảo liên kết chuẩn;

+ Lựa chọn và xác nhận giá trị sử dụng của phương pháp.

– Đồng thời đoàn chuyên gia tổ chức hướng dẫn phòng thí nghiệm thực hiện tính độ không đảm bảo đo đối với từng phép đo theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2017. Hướng dẫn xây dựng và hoàn thiện hồ sơ phê duyệt phương pháp thử và tính toán độ không đảm bảo đo phê duyệt phương pháp thử và tính toán độ không đảm bảo đo.

– Sau khi được các chuyên gia hướng dẫn áp dụng, đào tạo, Đoàn chuyên gia tổ chức hướng dẫn thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo tại đơn vị.

Giai đoạn 4: Đánh giá công nhận

– Viện Nghiên cứu Phát triển Tiêu chuẩn Chất lượng đã tổ chức chào hành cạnh tranh để lựa chọn tổ chức đánh giá công nhận, hợp pháp là một bên ký kết ILAC/APAC MRA tiến hành đánh giá công nhận cho Phòng Kiểm định điện Vinacontrol.

– Đăng ký công nhận: Đoàn chuyên gia hướng dẫn PTN thực hiện các thủ tục cần thiết theo yêu cầu của tổ chức công nhận.

– Đoàn chuyên gia hướng dẫn PTN thực hiện các công việc chuẩn bị đánh giá công nhận. Chuyên gia tư vấn có trách nhiệm theo dõi toàn bộ quá trình đánh giá của tổ chức công nhận tại PTN.

– Khắc phục, cải tiến sau đánh giá: Đoàn chuyên gia hướng dẫn thực hiện hành động khắc phục, cải tiến và lập các báo cáo cần thiết sau đánh giá theo yêu cầu của tổ chức công nhận và theo dõi quá trình công nhận cho đến khi PTN nhận được chứng chỉ công nhận.

Kết quả thực hiện

Quá trình hướng dẫn xây dựng và áp dụng HTQL PTN theo tiêu chuẩn TCVN ISO/IEC 17025:2017 tại Phòng Kiểm định điện Vinacontrol trực thuộc Công ty CP Chứng nhận và Kiểm định Vinacontrol, đánh giá chung kết quả thực hiện nhiệm vụ đã đạt được mục tiêu đề ra.

Quá trình hướng dẫn xây dựng và áp dụng HTQL tại PTN được thực hiện đáp ứng mục tiêu và đảo bảo đúng trình tự, thủ tục, yêu cầu của nhiệm vụ. Ban lãnh đạo Công ty, ban lãnh đạo PTN và các thành viên của PTN thuộc Phòng Kiểm định điện Vinacontrol trực thuộc Công ty CP Chứng nhận và Kiểm định Vinacontrol đã nỗ lực hết mình trong việc xây dựng và áp dụng HTQL PTN theo tiêu chuẩn TCVN ISO/IEC 17025:2017.

Thời gian triển khai nhiệm vụ theo đúng tiến độ đã đề ra, các khóa đào tạo được thực hiện và cấp chứng chỉ; HTQL PTN được xây dựng và áp dụng theo yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO/IEC 17025:2017 theo phạm vi đăng ký công nhận. Phòng Kiểm định điện Vinacontrol trực thuộc Công ty CP Chứng nhận và Kiểm định Vinacontrol đã được công nhận Phòng thí nghiệm đạt ISO/IEC 17025:2017 theo số VALAS 114 ngày 21/8/2023 bởi tổ chức Viện Công nhận Chất lượng Việt Nam. Hệ thống quản lý PTN theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 đã mang lại hiệu quả tích cực, tăng hiệu suất công việc, giảm thiểu rủi ro sai sót, gia tăng lợi ích về kinh tế và hình ảnh cũng như thương hiệu công ty.

Thuận lợi, khó khăn và bài học kinh nghiệm

Về mặt thuận lợi, lãnh đạo cam kết hỗ trợ nguồn lực cần thiết bao gồm: cơ sở hạ tầng sạch sẽ, đảm bảo đáp ứng các điều kiện môi trường, trang thiết bị máy móc hiện đại, cán bộ nhân sự của PTN được đào tạo đúng chuyên ngành… để thực hiện yêu cầu mà nhiệm vụ đề ra. Công ty nghiêm chỉnh thực hiện những đối ứng của doanh nghiệp liên quan đến đề án: các chi phí tổ chức đào tạo, chi phí hiệu chuẩn thiết bị, chi phí đánh giá công nhận… tạo điều kiện để đề án hoàn thành đúng tiến độ.

Phòng thí nghiệm có tư cách pháp nhân và pháp lý, sơ đồ phân bố tổ chức rõ ràng, các cán bộ hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn và vai trò đóng góp trong việc xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng theo ISO/IEC 17025:2017. Công ty đã có phương án họp triển khai và phân công cán bộ hợp tác khi áp dụng HTQL PTN;

Tất cả phương pháp thử đang được áp dụng tại PTN là phương pháp tiêu chuẩn nên sẽ thuận lợi cho việc phê duyệt, xác nhận giá trị sử dụng của phương pháp thử. Đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm trong việc thực hiện và triển khai dự án. Tư vấn, đào tạo, hướng dẫn cán bộ nhiệt tình, phối hợp cán bộ thuộc phòng thử nghiệm thực hiện các nội dung chuyên môn để đảm bảo đạt được kết quả theo đúng mục tiêu đề ra.

Được sự quan tâm của các lãnh đạo, các cơ quan quản lý nhà nước hỗ trợ về kinh phí tham gia dự án, tạo điều kiện cho các PTN có lĩnh vực liên quan tham gia vào dự án, giúp PTN có nhiều cơ hội phát triển, nâng cao hình ảnh và thương hiệu của Vinacontrol CE ngày càng vững mạnh.

Về mặt khó khăn, PTN lần đầu áp dụng, nhân sự chưa có kinh nghiệm trong việc xây dựng và áp dụng HTQL PTN theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 vào hoạt động của phòng nên quá trình thực hiện vẫn còn nhiều thiếu sót cần đội ngũ chuyên gia hướng dẫn cụ thể; Nhân sự mỏng, công việc thực hiện còn chồng chéo dẫn đến hiệu quả áp dụng chưa đạt được mức tối đa; Lĩnh vực điện – điện tử là một lĩnh vực khó, đòi hỏi đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm, cán bộ PTN có chuyên môn liên quan đến lĩnh vực.

Do đó, nhằm giúp Phòng Kiểm định điện Vinacontrol trực thuộc Công ty CP Chứng nhận và Kiểm định Vinacontrol hoàn thiện hơn trong hệ thống và duy trì hiệu quả Hệ thống quản lý Phòng thí nghiệm theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2017, Đoàn chuyên gia tư vấn thực hiện dự án đưa ra một số khuyến nghị đối với PTN như sau:

Lãnh đạo Công ty cũng như phụ trách PTN cần thường xuyên theo dõi, nhắc nhở và tổ chức đào tạo nâng cao năng lực và nhận thức cho các cán bộ thuộc phòng để cán bộ có kỹ năng cũng như kiến thức trong việc áp dụng HTQL PTN so với thực tế hoạt động;

Ban Lãnh đạo Công ty và phụ trách phòng cần xây dựng cơ chế thưởng, khuyến khích cán bộ thuộc Phòng thí nghiệm tuân thủ thực hành tốt các quy định trong Công ty cũng như tuân thủ đúng các yêu cầu quy định của tiêu chuẩn, cơ quan quản lý nhà nước; Khi có chỉnh sửa, thay đổi hay cập nhật cần thông báo đến toàn bộ cho cán bộ, phổ biến nội dung chỉnh sửa hoặc thay đổi đó để cán bộ nắm bắt được nội dung;

Cần xây dựng mục tiêu hằng năm và duy trì theo dõi đánh giá mức độ đáp ứng, hiệu quả đạt được mục tiêu theo yêu cầu của tiêu chuẩn, đưa ra định hướng, kế hoạch để đạt được mục tiêu đó; Hàng năm tiến hành đánh giá nội bộ và xem xét lại việc áp dụng hệ thống QLPTN, trường hợp cần cải tiến, chỉnh sửa thì Ban lãnh đạo Công ty và PTN sẽ đưa ra phương án thống nhất cải tiến cho hợp lý; Thường xuyên theo dõi và kiểm soát chặt chẽ việc tuân thủ quy trình, quy định, thủ tục, yêu cầu pháp luật,… luôn cần có ghi chép và cập nhật.

PV