Áp dụng phương pháp quản lý TPM: Hai đối tượng quan trọng cần cải tiến là con người và máy móc thiết bị

Theo đó, doanh nghiệp cần tập trung nỗ lực cải tiến vào hai đối tượng quan trọng, đó là con người và máy móc thiết bị. Chúng ta không thể nâng cao hiệu suất thiết bị nếu không thay đổi được thái độ và kỹ năng của con người. Bên cạnh đó, lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo dựng môi trường khuyến khích, hỗ trợ thực thi và duy trì những thay đổi. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp có mong muốn áp dụng TPM phải chuẩn bị kỹ càng các nguồn lực cần thiết và có phương pháp triển khai có hệ thống.

Từ kinh nghiệm thực tế, các chuyên gia đã đúc kết ra kế hoạch triển khai để đảm bảo sự thành công TPM trải qua 4 giai đoạn và bao gồm 12 bước:

Giai đoạn chuẩn bị: Bước 1: Thông báo của lãnh đạo cao nhất về quyết định xây dựng hệ thống TPM; Bước 2: Tiến hành đào tạo về TPM; Bước 3: Thành lập tổ chức hoạt động cho TPM; Bước 4: Thiết lập những chiến lược và mục tiêu cơ bản của TPM; Bước 5: Xây dựng kế hoạch chi tiết dự án TPM.

Giai đoạn phát động: Bước 6: Khởi động TPM

Giai đoạn triển khai TPM: Bước 7: Cải tiến hiệu suất thiết bị; Bước 8: Phát triển chương trình tự bảo dưỡng; Bước 9: Phát triển chương trình bảo dưỡng định kỳ cho bộ phận bảo dưỡng; Bước 10: Tiến hành đào tạo nhằm cải thiện kỹ năng sản xuất và bảo dưỡng; Bước 11: Xây dựng chương trình về quản lý thiết bị.

Giai đoạn củng cố, duy trì TPM: Bước 12: Hoàn thiện quá trình thực hiện TPM.

Trong đó, nội dụng cụ thể của từng bước như sau:

Bước 1 – Thông báo của lãnh đạo cao nhất về quyết định xây dựng hệ thống TPM

Trước tiên, lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp cần đưa ra một thông báo chính thức về quyết định thực hiện TPM và chia sẻ với toàn thể cán bộ, nhân viên sự quyết tâm thực hiện kế hoạch đó đồng thời kêu gọi sự tham gia của tất cả mọi người.

Thông báo này có thể được trình bày dưới dạng một bài phát biểu chính thức của lãnh đạo nhằm giới thiệu những khái niệm, mục tiêu và lợi ích của TPM. Lãnh đạo cũng có thể trình bày với công nhân những lý do quyết định thực hiện TPM tại công ty, nhà máy của mình.

Triết lý TPM tôn trọng quyền tự chủ của người công nhân, nhưng TPM được triển khai thực hiện thuận lợi hơn khi công nhân có đủ động lực và khả năng tự quản lý công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Bên cạnh đó một môi trường làm việc tốt sẽ khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của họ. Chính vì vậy, xây dựng một môi trường làm việc thuận lợi, an toàn là nhiệm vụ đầu tiên của người lãnh đạo trong giai đoạn chuẩn bị này.

Bước 2 – Đào tạo và giới thiệu về TPM

Doanh nghiệp cần thiết kế, xây dựng và thực hiện các chương trình đào tạo thích hợp cho từng cấp để cung cấp những kiến thức nền tảng và loại bỏ sự hoài nghi do thiếu thông tin.

Với đối tượng là cán bộ quản lý, các trưởng phòng, kỹ sư, lãnh đạo nhóm và quản đốc một chương trình đào tạo TPM thường trong khoảng 2-3 ngày. Lãnh đạo doanh nghiệp nên bố trí để tham gia một số buổi tập huấn nhằm thể hiện sự quan tâm của mình đối với thực hiện TPM và động viên tinh thần họ.

Đối với đối tượng là công nhân, chương trình và phương pháp đào tạo cần dễ hiểu và cụ thể hơn thông qua việc sử dụng hình ảnh, hình vẽ trực quan hoặc những phương tiện nghe nhìn khác. Hình thức đào tạo cũng cần thay đổi, phong phú hơn. Thực tiễn cho thấy việc mời các chuyên gia về TPM trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm và hệ thống lại kiến thức mà họ được trang bị sau khi tham gia các chương trình đào tạo vô cùng hữu ích.

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cũng có thể đồng thời triển khai một chiến dịch nhằm thu hút sự ủng hộ đối với thực hiện TPM. Ví dụ, doanh nghiệp có thể sử dụng các băng rôn, tranh cổ động, áp phích, bảng vẽ, cờ, huy hiệu,… mang biểu trưng của TPM nhằm tạo ra một không khí hào hứng.

Bước 3 – Thành lập cơ cấu tổ chức thực hiện TPM

Khi giai đoạn đào tạo cho các cấp đã được thực hiện, doanh nghiệp cần bắt đầu xây dựng cơ cấu tổ chức để vận hành hệ thống TPM, bao gồm những nhóm liên kết ngang, dưới dạng ủy ban hay các nhóm dự án và phân từng cấp theo chiều dọc (các phòng quản lý). Điều này là vô cùng quan trọng để đạt được sự thành công trong xây dựng TPM.

Sự thống nhất hài hoà từ trên xuống dưới, giữa các mục tiêu do lãnh đạo đề ra với công việc cụ thể của từng nhóm sản xuất là vấn đề then chốt. Theo kinh nghiệm của Nhật Bản, trong nhiều trường hợp, hình thức này được gọi là Nhóm kiểm soát chất lượng (QCC) thực hiện TPM. Các tổ hoặc nhóm TPM mới có thể được thành lập và trách nhiệm quản lý nhóm sẽ được phân công cho trưởng phòng hoặc tổ trưởng sản xuất.

Bước 4 – Thiết lập các chính sách và mục tiêu của TPM

Đội ngũ cán bộ chủ chốt điều hành chương trình TPM phải bắt đầu bằng việc xây dựng những chiến lược, mục tiêu, hiệu quả dự kiến đạt được. Chính sách quản lý TPM cần gắn với kế hoạch trung và dài hạn của công ty. Các thông điệp hay khẩu hiệu của công ty về TPM có thể được thay đổi để phù hợp với từng giai đoạn nhưng chính sách và mục tiêu hàng năm của doanh nghiệp là không được phép thay đổi. Mục tiêu đề ra cần có tính khả thi và có thể định lượng được.

Bước 5 – Xây dựng kế hoạch triển khai TPM

Bước tiếp theo của giai đoạn này là lãnh đạo cần xây dựng kế hoạch tổng thể cho quá trình triển khai TPM. Kế hoạch tổng thể thường bao gồm nội dung các công việc cần thực hiện và thời gian thực hiện tương ứng của từng nội dung. Nội dung các công việc cần thực hiện có thể bao gồm:

Thông báo quyết định triển khai TPM; Đào tạo và giới thiệu về TPM; Thành lập cơ cấu tổ chức cho thực hiện TPM; Thiết lập chính sách và mục tiêu TPM; Xây dựng kế hoạch triển khai TPM; Tối ưu hoá tính hiệu suất của thiết bị bằng cách loại bỏ các lãng phí lớn; Xây dựng hệ thống bảo dưỡng định kỳ do bộ phận bảo dưỡng thực hiện; Xây dựng chương trình bảo dưỡng tự động do người sử dụng thiết bị thực hiện; Thiết lập chương trình thiết kế sản phẩm dễ chế tạo; Thiết lập chương trình thiết kế máy phòng ngừa; Đào tạo và rèn luyện để nâng cao kỹ năng.

Bước 6 – Khởi động TPM

Giai đoạn khởi động là bước đầu tiên trong việc triển khai TPM, bắt đầu cuộc chiến chống lại các lãng phí lớn. Trong giai đoạn chuẩn bị (từ bước 1 đến bước 5), lãnh đạo doanh nghiệp và đội ngũ chuyên gia đóng vai trò chủ đạo. Tuy nhiên, đến bước này, mỗi người công nhân cần chủ động từ bỏ những thói quen làm việc cũ để bắt đầu thực hành TPM. Mỗi người công nhân cần thể hiện vai trò của mình bằng hành động cụ thể là loại bỏ các lãng phí lớn.

Ở bước khởi động, doanh nghiệp cần tạo ra được bầu không khí nhiệt huyết, tăng quyết tâm và tinh thần phấn chấn của công nhân. Các doanh nghiệp Nhật Bản thường tổ chức một buổi họp mặt tất cả công nhân. Tại buổi họp này, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ trình bày kế hoạch đã được xây dựng, công việc đã hoàn thành trong giai đoạn chuẩn bị (ví dụ như cơ cấu tổ chức thực hiện TPM, chính sách và mục tiêu TPM và kế hoạch tổng thể triển khai TPM của công ty). Doanh nghiệp cũng có thể mời các nhà cung cấp, đối tác tham dự cuộc họp phát động dự án này để họ hiểu rõ chính sách của doanh nghiệp để phối hợp thực hiện.

Bước 7 – Cải tiến hiệu suất của thiết bị

Như vậy, các bước triển khai TPM được mô tả trên tập trung vào công tác chuẩn bị và lập kế hoạch. Bước đầu tiên để thực hiện hoạt động bảo dưỡng là tối ưu hóa hiệu suất của từng thiết bị nhằm loại bỏ lãng phí. Đội ngũ kỹ sư về máy móc thiết bị, thợ bảo dưỡng, cán bộ giám sát dây chuyền sản xuất và những nhóm nhỏ sẽ được tổ chức thành các đội dự án. Cách tổ chức này sẽ giúp việc phát hiện và loại bỏ lãng phí được tiến hành dễ dàng hơn. Những cải tiến của mỗi nhóm này cộng lại sẽ tạo thành các kết quả lớn, có ý nghĩa đối với doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trong giai đoạn triển khai ban đầu này sẽ không tránh khỏi có những hoài nghi về lợi ích của việc thực hiện TPM đối với nâng cao hiệu quả sản xuất. Để xóa bỏ sự hoài nghi này và xây dựng lòng tin đối với TPM, doanh nghiệp có thể tổ chức các chuyến tham quan, chia sẻ kinh nghiệm tới những tổ chức đã áp dụng thành công TPM để trực tiếp nghe và thấy được TPM đã đóng góp để tăng năng suất, giảm giá thành, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi như thế nào.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên bắt đầu với một vài dự án TPM thí điểm, thu thập các dữ liệu về quá trình vận hành của máy móc thiết bị trước và sau khi áp dụng TPM. Sau đó, so sánh để có thể chỉ ra những lãng phí trong quá trình vận hành thiết bị trước khi áp dụng TPM và các kết quả cải tiến khi thực hiện TPM. Những kết quả này được thông báo trong toàn doanh nghiệp.

Bước 8 – Phát triển chương trình bảo dưỡng tự chủ

Bước tiếp theo trong giai đoạn triển khai TPM là xây dựng và thực hiện các chương trình bảo dưỡng tự chủ. Công việc này cần phải được tiến hành ngay sau khi khởi động TPM.

Bảo dưỡng tự chủ là đặc điểm đặc trưng, quan trọng nhất của TPM. Hoạt động này là nhằm quảng bá cho TPM trong toàn doanh nghiệp. Một doanh nghiệp càng có nhiều năm thành lập và hoạt động thì việc triển khai hoạt động bảo dưỡng tự chủ càng trở nên khó khăn. Người công nhân vận hành thiết bị và người chuyên trách bảo dưỡng thường khó thoát khỏi quan niệm “tôi là người sử dụng chúng còn trách nhiệm của bạn là sửa chữa chúng”.

Người công nhân vận hành thiết bị thì cho rằng mình phải tập trung vào sản xuất, vì vậy toàn bộ thời gian sẽ chỉ sử dụng cho vận hành thiết bị. Người chuyên trách bảo dưỡng thì cho rằng mình chỉ có trách nhiệm trong việc bảo dưỡng mà thôi. Những thói quen này và quan niệm cũ này không thể thay đổi ngay trong một sớm một chiều. Đây chính là một trong những lý do cơ bản khiến cho một tổ chức phải mất ít nhất 2 hay 3 năm để hoàn thành chương trình TPM, kể từ giai đoạn bắt đầu giới thiệu cho đến khi kết thúc và áp dụng thành công TPM.

Để có thể thay đổi cách nghĩ, thói quen, môi trường và văn hóa làm việc của công ty cần phải có khoảng thời gian nhất định. Điều quan trọng để áp dụng thành công TPM là tất cả mọi người từ lãnh đạo cao nhất đến người công nhân trực tiếp sản xuất của doanh nghiệp phải luôn có sự tin tưởng rằng tất cả mọi người đều có khả năng thực hiện tự bảo dưỡng và mỗi cá nhân phải có trách nhiệm đối với thiết bị mà họ sử dụng.

Bước 9 – Phát triển chương trình bảo dưỡng định kỳ cho bộ phận bảo dưỡng

Công việc bảo dưỡng định kỳ sẽ được thực hiện bởi bộ phận chuyên trách bảo dưỡng, nhưng cần phải được phối hợp chặt chẽ với hoạt động tự bảo dưỡng của bộ phận khai thác, sử dụng thiết bị. Như vậy, hai bộ phận này phải vận hành đồng thời như hai bánh của một chiếc xe.

Bước 10 – Tiến hành đào tạo nhằm cải thiện kỹ năng sản xuất và bảo dưỡng

Tại Nhật Bản, các nhà máy sản xuất, đặc biệt là sản xuất thép và đồ điện tử thường trang bị cho công nhân những khoá huấn luyện kỹ thuật rất bài bản tại các trung tâm đào tạo được trang bị máy móc để thực hành. Khoá đào tạo này dành cho cả người chuyên trách bảo dưỡng và người vận hành máy móc thiết bị.

Mỗi khóa đào tạo đều được thiết kế phù hợp với vị trí công việc và mức độ kỹ năng của người được đào tạo. Khóa đào tạo cho người vận hành máy đôi khi do người bảo dưỡng giảng dạy và một vài phần trong chương trình đào tạo cho người chuyên trách bảo dưỡng lại do chính người vận hành máy giảng dạy. Sự luân phiên trong đào tạo này là rất có ích cho sự phối hợp các công việc thực hiện TPM.

Bước 11 – Xây dựng chương trình về quản lý thiết bị

Công việc cuối cùng trong giai đoạn triển khai TPM là quản lý thiết bị mới. Khi một thiết bị mới được lắp đặt, đôi khi hỏng hóc xảy ra ngay trong quá trình chạy thử và khởi động máy, cho dù trong suốt giai đoạn thiết kế, chế tạo và lắp đặt mọi việc đều diễn ra một cách êm xuôi. Đây cũng chính là cơ hội để người vận hành hiểu được rõ hơn cấu trúc và các dữ liệu kỹ thuật của thiết bị.

Những kiến thức về quản lý thiết bị mới chủ yếu do bộ phận chế tạo máy và người bảo dưỡng cung cấp, bao gồm những hiểu biết về bảo dưỡng phòng ngừa. Hình thức đào tạo này được thực hiện thông qua các đợt thực tập khác nhau.

Để đạt được kết quả tốt trong bảo dưỡng phòng ngừa, tốt nhất là cho người vận hành máy sớm tham gia những đợt thực tập từ khâu lập kế hoạch và thiết kế. Đến quá trình chạy thử máy được tiến hành tại nơi sản xuất, nếu cả ba đối tượng là các kỹ sư, người bảo dưỡng và người vận hành máy cùng có mặt sẽ rất có lợi cho công việc quản lý thiết bị mới.

Bước 12 – Hoàn thiện quá trình thực hiện TPM

Bước cuối cùng trong chương trình phát triển TPM là hoàn thiện quá trình triển khai TPM và đặt ra các mục tiêu cao hơn trong thời gian tiếp theo. Khi các hoạt động TPM đã được thực hiện ổn định, thành quả do áp dụng TPM mang lại tiếp tục phát huy và nâng cao, doanh nghiệp nên dành thời gian để tổng kết, đánh giá lại những công việc đã làm. Hoạt động này giúp doanh nghiệp phổ biến, thúc đẩy mạnh mẽ việc duy trì thực hiện TPM.

Tại Nhật Bản thường sử dụng các hình thức khen thưởng, ví dụ Giải thưởng PM dành cho những nhóm, doanh nghiệp có thành tích nổi bật hoặc nỗ lực đáng ghi nhận. Mặc dù đã đạt được Giải thưởng PM, nhưng để TPM tiếp tục được duy trì một cách liên tục để mang lại thành công bền vững, các doanh nghiệp của Nhật Bản chỉ xem đây là bước khởi đầu. Một nhà lãnh đạo của doanh nghiệp Nhật Bản giành được Giải thưởng này đã phát biểu tại lễ trao Giải PM như sau: “Giải thưởng này không có nghĩa là chúng ta đã hoàn thành việc áp dụng TPM mà chỉ đơn giản chứng minh rằng chúng ta đã có bước khởi đầu đúng hướng. Thậm chí, Giải thưởng này còn tạo ra áp lực buộc chúng ta phải làm việc nhiều hơn nữa”.

Mai Phương