6 Sigma: Độ lệch chuẩn và loại trừ sự biến động trong năng suất
6 Sigma được Bob Galvin, Giám đốc điều hành hãng Motorola định nghĩa: “6 Sigma là một phương pháp khoa học tập trung vào việc thực hiện một cách phù hợp và có hiệu quả các kỹ thuật và các nguyên tắc quản lý chất lượng đã được thừa nhận. Tổng hợp các yếu tố có ảnh hưởng đến kết quả công việc, 6 Sigma tập trung vào việc làm thế nào để thực hiện công việc mà không (hay gần như không) có sai lỗi hay khuyết tật”.
“Ý tưởng cơ bản đằng sau 6 Sigma là nếu bạn có thể đo lường bao nhiêu “khuyết tật” bạn có trong một quá trình, bạn có thể chỉ ra giải pháp để loại bỏ chúng một cách có hệ thống và kết quả là tiến tới gần như là “không khuyết tật.” – GE Six Sigma
Hiệp hội Chất lượng Mỹ (AQC) định nghĩa “6 Sigma là một hệ thống linh hoạt và toàn diện để thực hiện, duy trì và tối đa hóa sự thành công trong kinh doanh. 6 Sigma là hệ thống được tiến hành bởi sự hiểu biết kỹ lưỡng về các nhu cầu của khách hàng, sử dụng các cơ sở lập luận, số liệu, các phân tích thống kê và chú trọng vào quản lý, cải tiến, thiết kế lại các quá trình kinh doanh”.
Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO) định nghĩa, “6 Sigma là một phương pháp tiếp cận cải tiến hoạt động kinh doanh dựa trên thống kê nhằm tìm kiếm và loại bỏ các khuyết tật và nguyên nhân của chúng từ các quá trình của một tổ chức, tập trung vào kết quả đầu ra quan trọng cho khách hàng”.
Chữ “sigma” trong bảng thứ tự alphabet là một ký hiệu sử dụng trong kỹ thuật thống kê để chỉ “độ lệch chuẩn” của một tập hợp. Độ lệch chuẩn cho biết “sự biến động” của một hoạt động hoặc quá trình hay sản phẩm. Trong cuộc sống của chúng ta có rất nhiều ví dụ về sự biến động. Tâm trạng của chúng ta khi ra khỏi nhà vào mỗi buổi sáng đều khác nhau, ly cà phê chúng ta uống hàng ngày có độ ngọt, nhạt khác nhau. Hoặc nếu ta mua ba cái áo sơ mi cùng một cỡ 39, nhưng khi đem mặc thử thì có một chiếc hơi bó một chút. Đấy là những ví dụ cụ thể về sự biến động đang xảy ra trong cuộc sống của chúng ta, sự biến động là một phần tất nhiên của cuộc sống.
6 Sigma là một phương pháp tiếp cận cải tiến hoạt động kinh doanh dựa trên thống kê nhằm tìm kiếm và loại bỏ các khuyết tật và nguyên nhân của chúng từ các quá trình của một tổ chức, tập trung vào kết quả đầu ra quan trọng cho khách hàng.
Trong kinh doanh, khái niệm “sự biến động” xảy ra rất phổ biến. Chất lượng sản phẩm hôm nay khác với hôm qua. Doanh số bán hàng từng ngày cũng luôn khác nhau. Tuy nhiên các yêu cầu của khách hàng lại cụ thể, rõ ràng với rất ít “sự biến động”. Ví dụ: yêu cầu gia công ống nhựa với kích thước 50mm+/-0,2, giao hàng vào lúc 9h sáng ngày 1 tháng 8, tỷ lệ sản phẩm loại B không được vượt quá 2%. Điều đó dẫn đến một yêu cầu đối với nhà sản xuất là phải làm sao kiểm soát chặt chẽ được chất lượng sản phẩm, giá cả, thời hạn giao hàng. Tiêu chí đầu tiên đối với các nhà sản xuất là phải duy trì được chất lượng sản phẩm ổn định.
Để đánh giá thực trạng chất lượng hay hoạt động nói chung, các nhà quản lý thường hay sử dụng khái niệm “giá trị trung bình”, ví dụ như chi phí sản xuất trung bình, thời gian chu kỳ trung bình, thời gian giao hàng trung bình, sản lượng trung bình theo tháng, quí… Song trên thực tế, các giá trị trung bình chưa thể phản ánh hết thực tế hoạt động. Chúng ta còn phải xem xét các sai lệch quanh giá trị trung bình đó. Chẳng hạn như với yêu cầu của khách hàng là thời gian giao hàng là 6 ngày kể từ khi đặt hàng, trong thực tế công ty đã đạt được giá trị trung bình là 5,8 ngày, tức là thời gian trung bình giao hàng cho khách là 5,8 ngày kể từ khi có hợp đồng. Thoạt nhìn, chúng ta sẽ nghĩ rằng, công ty đã thành công trong việc giao hàng, vì rõ ràng 5,8 ngày nhỏ hơn 6 ngày theo yêu cầu của khách hàng. Nhưng nếu phân tích sang số liệu về sự dao động, ta tính được mức dao động là 8 ngày. Tức là thời gian giao hàng đạt được là 5,8+/-0,8. Rõ ràng ở đây vấn đề đã thay đổi. Nếu thời gian giao hàng ở mức +0,8 thì thời gian là sẽ 6,6 ngày, công ty đã quá chậm so với yêu cầu của khách hàng và nếu cứ tiếp tục như vậy thì họ sẽ chuyển sang mua của người 17 khác. Còn nếu giao hàng trong vòng 5 ngày thì chắc sẽ đáp ứng được yêu cầu của khách hàng nhưng lại cần xét tới chi phí, ví dụ chi phí có thể tăng nếu thời gian giao hàng càng ngắn. Giải pháp ở đây là hãy cố gắng đạt đến mức thời hạn giao hàng là 6+/-0, tức là giảm thiểu các sai lệch quanh giá trị trung bình. Điều đó sẽ giúp đáp ứng yêu cầu của khách hàng đồng thời tiết kiệm được chi phí sản xuất.
Phương Nam