Áp dụng ISO 14001 cũng cải thiện kiểm soát chi phí của doanh nghiệp. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn giảm chi phí và tăng doanh thu. Khi áp dụng HTQLMT sẽ giúp kiểm soát và giảm thiểu số lượng sự cố về môi trường có thể phát sinh. Thực tế cho thấy, việc phải xử lý các sự cố về môi trường khiến nhiều doanh nghiệp “điêu đứng” khi chi phí đội lên rất nhiều, thậm chí bị cơ quan chức năng xử phạt nếu gây ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường. Liên tục cải tiến ISO 14001 giúp giảm chi phí bằng các nỗ lực bảo toàn năng lượng và nguyên liệu đầu vào theo đúng yêu cầu của các quy trình.

Ngoài ra, với những nhân viên tham gia hoạt động của công ty sẽ thường nỗ lực hơn trong quá trình làm việc nhằm giảm ảnh hưởng đến môi trường ở mức tối đa, điều này giúp tăng cường sự tập trung cho nhân viên và khiến họ gắn bó lâu dài hơn với công ty. Từ đó, doanh nghiệp sẽ bớt được chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, đồng thời có được những nhân viên làm việc lâu năm và có trách nhiệm hơn với công việc.

Bước 1: Xây dựng chính sách môi trường

Chính sách môi trường là “kim chỉ nam” cho việc áp dụng và cải tiến HTQLMT của tổ chức sao cho tổ chức có thể duy trì và có khả năng nâng cao kết quả hoạt động môi trường của mình. Do vậy, chính sách cần phản ánh sự cam kết của lãnh đạo cao nhất về việc tuân theo yêu cầu của luật pháp và các yêu cầu khác được áp dụng, về ngăn ngừa ô nhiễm và cải tiến liên tục. Đây là giai đoạn đầu của cấu trúc HTQLMT, là nền tảng để xây dựng và thực hiện HTQLMT. Chính sách môi trường phải được xem xét thường xuyên để đảm bảo hệ thống được thực hiện và đầy đủ.

Bước 2: Lập kế hoạch về quản lý môi trường

Đây là giai đoạn Lập kế hoạch trong chu trình PDCA: Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Đánh giá. Giai đoạn lập kế hoạch được thiết lập một cách hiệu quả là khi tổ chức phải đạt được sự tuân thủ với các yêu cầu về pháp luật, tuân thủ yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 và những mong đợi kết quả môi trường do chính mình lập ra. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:

Xác định yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác về môi trường mà tổ chức/doanh nghiệp phải tuân thủ, các yêu cầu này có thể bao gồm: yêu cầu pháp luật của quốc tế, quốc gia; các yêu cầu pháp luật của khu vực/tỉnh/ngành; các yêu cầu pháp luật của chính quyền địa phương.

Xác định các khía cạnh môi trường có ý nghĩa: Tổ chức cần xác định các khía cạnh môi trường trong phạm vi HTQLMT của mình, có tính đến đầu vào và đầu ra. Đây là hoạt động rất quan trọng trong việc xây dựng và áp dụng HTQLMT. Khi xác định khía cạnh môi trường cần tính đến các hoạt động, quá trình kinh doanh có liên quan đến khí thải, nước thải, chất thải rắn, chất thải nguy hại… hay các vấn đề về ô nhiễm môi trường không khí, môi trường nước mặt, môi trường đất và nước ngầm… sử dụng nguyên liệu thô và nguồn tài nguyên thiên nhiên, các vấn đề môi trường của địa phương và cộng đồng xung quanh.

Thiết lập mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình quản lý môi trường nhằm đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu đặt ra. Mỗi chương trình cần mô tả cách thức tổ chức sẽ đạt được mục tiêu và chỉ tiêu của mình, bao gồm cả thời gian, nguồn lực cần thiết và người chịu trách nhiệm thực hiện các chương trình này.

Bước 3: Thực hiện và điều hành

Giai đoạn thứ ba của mô hình cung cấp các công cụ, qui trình và nguồn lực cần thiết để vận hành HTQLMT một cách bền vững. Giai đoạn thực hiện và điều hành đưa HTQLMT vào hoạt động. Giai đoạn này yêu cầu cập nhật liên tục những thay đổi như phân công lại trách nhiệm cho các nhân viên khi các hoạt động hoặc sản phẩm của tổ chức thay đổi, hay những thay đổi nhu cầu đào tạo theo thời gian, hay chính sách và các thủ tục thông qua sự cải tiến liên tục. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:

Cơ cấu và trách nhiệm: Tổ chức chỉ định một hoặc một nhóm người có trách nhiệm, quyền hạn để thực hiện, duy trì HTQLMT và cung cấp các nguồn lực cần thiết;

Thông tin liên lạc: Thiết lập và triển khai hệ thống thông tin nội bộ và bên ngoài nhằm tiếp nhận, phản hồi các thông tin về môi trường và phổ biến các thông tin cho những cá nhân/phòng ban liên quan. Các thông tin này thường bao gồm: luật định mới, thông tin của các nhà cung cấp, khách hàng và cộng đồng xung quanh, phổ biến các thông tin về hệ thống quản lý môi trường tới người lao động;

Văn bản hóa tài liệu của HTQLMT: Tài liệu của HTQLMT có thể bao gồm: sổ tay, các quy trình và hướng dẫn sử dụng. Theo tiêu chuẩn, có 11 yêu cầu cần được lập thành văn bản và các hướng dẫn công việc. Nếu tổ chức đã có HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001, có thể kết hợp 6 quy trình cơ bản của HTQLCL với HTQLMT;

Kiểm soát điều hành: Thực hiện các quy trình điều hành (các hướng dẫn công việc để kiểm soát khía cạnh môi trường quan trọng của quá trình sản xuất và các hoạt động khác mà đã được tổ chức xác định. Tổ chức cần lưu ý đến các khía cạnh môi trường có ý nghĩa liên quan đến các hoạt động và sản phẩm của nhà thầu và nhà cung cấp;

Sự chuẩn bị và ứng phó với tình trạng khẩn cấp: Thực hiện các quy trình nhằm xác định các tình trạng khẩn cấp tiềm ẩn và giảm thiểu tác động nếu tình trạng đó xảy ra (ví dụ: cháy nổ, rò rỉ các nguyên vật liệu nguy hại).

Bước 4: Kiểm tra và hành động khắc phục

Giai đoạn thứ tư của mô hình thể hiện hoạt động vận hành của hệ thống HTQLMT, đây là giai đoạn xem xét cải tiến quá trình hoặc quyết định những thay đổi cho các giai đoạn khác. Giai đoạn thể hiện bước kiểm tra trong chu trình PDCA. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:

Giám sát và đo: Tiến hành thủ tục giám sát và đo tiến trình của các dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra, hiệu quả hoạt động của các quá trình so với tiêu chí đã đặt ra, định kỳ kiểm tra sự tuân thủ của tổ chức với yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình.

Đánh giá sự tuân thủ: Tổ chức cần chứng minh rằng tổ chức đã đánh giá sự tuân thủ với các yêu cầu của pháp luật đã định rõ.

Sự không phù hợp và hành động khắc phục và phòng ngừa: Thực hiện các thủ tục nhằm đưa ra hành động khắc phục và phòng ngừa phù hợp khi xảy ra những sự không phù hợp của HTQLMT như các vấn đề về kiểm soát quá trình, không tuân thủ với yêu cầu của pháp luật, sự cố về môi trường.

Hồ sơ: thực hiện thủ tục lưu giữ hồ sơ của HTQLMT, các hồ sơ có thể bao gồm: các hồ sơ về giám sát quá trình; hồ sơ về nhà thầu và nhà cung cấp, hồ sơ về sự cố, các hồ sơ về thử nghiệm và sự chuẩn bị sẵn sàng với tình huống khẩn cấp, hồ sơ về các cuộc họp môi trường, hồ sơ pháp luật…

Đánh giá HTQLMT: Thực hiện thủ tục đánh giá HTQLMT và các hoạt động của tổ chức nhằm xác nhận sự tuân thủ với HTQLMT và với tiêu chuẩn ISO 14001. Cần báo cáo kết quả đánh giá tới lãnh đạo cấp cao. Thông thường chu kỳ đánh giá là một năm/1 lần nhưng tần suất có thể thay đổi phụ thuộc vào mức độ quan trọng của các hoạt động.

Bước 5: Xem xét của lãnh đạo

Là giai đoạn thứ năm và là giai đoạn cuối của mô hình liên quan đến hoạt động xem xét của lãnh đạo về HTQLMT. Quá trình xem xét yêu cầu thu thập thông tin liên quan tới HTQLMT và thông báo thông tin này tới lãnh đạo cấp cao theo kế hoạch định trước. Mục đích của quá trình xem xét này gồm đảm bảo tính phù hợp liên tục của HTQLMT; Xác định tính đầy đủ; Thẩm tra tính hiệu quả của hệ thống; Tạo điều kiện cải tiến liên tục HTQLMT, các quá trình và thiết bị môi trường…

Từ kết quả xem xét của lãnh đạo về các thiết bị và nhân lực sử dụng trong quá trình áp dụng HTQLMT cũng như kết quả hoạt động về môi trường, tổ chức sẽ quyết định được điều kiện hiện tại có thể chấp nhận được và cần phải thay đổi những gì. Giai đoạn này là bước Đánh giá trong chu trình PDCA.

Thanh Tùng