10 giải pháp loại bỏ lãng phí tồn kho cho doanh nghiệp

Thứ nhất, doanh nghiệp cần giảm lượng dự trữ ban đầu: nguyên vật liệu dự trữ trong giai đoạn đầu thể hiện chức năng liên kết sản xuất cung ứng. Cách đầu tiên, cơ bản nhất, phù hợp với nền kinh tế thị truờng, làm giảm bớt lượng dự trữ này là tìm cách giảm bớt những sự thay đổi trong nguồn cung ứng về số lượng, chất lượng, thời điểm giao hàng, sẽ là công cụ chủ yếu để đạt đến trình độ cung ứng đúng thời điểm.

Thứ hai, giảm lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất: có loại dự trữ này là do nhu cầu thiết yếu của quá trình sản xuất, chịu tác động của chu kỳ sản xuất. Nếu giảm được chu kỳ sản xuất sẽ giảm được lượng dự trữ này. Muốn làm được điều đó, chúng ta cần khảo sát cơ cấu của chu kỳ sản xuất.

Áp dụng một số công cụ năng suất để giảm thời gian đặt hàng và giảm thời gian sản xuất, chuẩn hóa thao tác như đánh giá hiệu quả công việc (work sampling), nghiên cứu thời gian (time study), cân bằng chuyền… để doanh nghiệp vẫn đảm bảo đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng với mức tồn kho thấp.

 Doanh nghiệp cần giảm lượng dự trữ ban đầu: nguyên vật liệu dự trữ trong giai đoạn đầu thể hiện chức năng liên kết sản xuất cung ứng.

Thứ ba, một trong những giải pháp để giảm đến mức thấp nhất lượng dự trữ (cung ứng đúng thời điểm) là chỉ chuyển lượng dự trữ đến nơi có nhu cầu thực sự, không đưa đến khu vực chưa có nhu cầu.

Thứ tư, thiết lập phương pháp đặt hàng chuẩn, trong đó xây dựng các công thức tính đơn hàng chuẩn cho một loại vật liệu khi vật liệu đó được đặt hàng. Lượng tồn kho giảm cho đến mức giới hạn nào đó sẽ được tiến hành đặt hàng hay còn gọi là mức tồn kho an toàn, tại thời điểm đó lượng hàng còn lại được tính bằng cách uớc lượng số lượng vật liệu mong đợi được sử dụng trong khoảng thời gian đặt hàng đến khi nhận được lô hàng khác của loại vật liệu này.

Thứ năm, việc kiểm tra tồn kho đơn giản nhất là ứng dụng kiểu hệ thống hai ngăn. Trong kiểu hệ thống hai ngăn, từng loại vật liệu được giữ trong hai ngăn của nhà kho. Sử dụng vật liệu ở ngăn lớn cho đến hết, thời điểm này đơn hàng mới được gửi đi và ngay lúc vật liệu trong ngăn nhỏ được sử dụng hết, tức là lượng tồn kho đã đủ sử dụng cho đến khi nhận được vật tư mới, khi đó cả hai ngăn vật liệu đều đầy, sau đó chu kỳ lặp lại. Vấn đề cần lưu ý của phương pháp này là lượng hàng cần đặt cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu và khi nào thì tiến hành đặt hàng lại?

Thứ sáu, một trong những giải pháp khác là doanh nghiệp cần giữ quan hệ tốt với nhà cung ứng nguyên vật liệu hoặc xây dựng các nguồn nguyên liệu có chất lượng cao không cần giữ tồn kho chống lại các gián đoạn trong cung cấp. 

Thứ bảy, áp dụng kỹ thuật phân tích cận biên để xây dựng chính sách tồn kho (xác định khi nào thì tăng, khi nào thì không): Kỹ thuật này xác định mức tồn kho tối ưu cho một số mô hình tồn kho qua việc tính toán lợi nhuận cận biên và tổn thất cận biên. Tiếp theo, nắm chắc yêu cầu của khách hàng, tức là nắm chắc về số lượng và yêu cầu về thời gian giao hàng, từ đó có kế hoạch sản xuất vừa đủ không dư.

Kế tiếp áp dụng kế hoạch sửa chữa dự phòng để xác định số lượng hàng hóa dự trữ chính xác.

Cuối cùng, áp dụng các công cụ, mô hình loại bỏ lãng phí do tồn kho: Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – The Basic Economic Order Quantity Model): Mô hình này là một trong những kỹ thuật kiểm soát tồn kho phổ biến và lâu đời nhất, được nghiên cứu và đề xuất vào năm 1915 do ông Ford. W. Harris đề xuất, nhưng đến nay nó vẫn được hầu hết doanh nghiệp áp dụng. Mục tiêu của mô hình này là tối thiểu hóa tổng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Khi ứng dụng mô hình này, doanh nghiệp phải tuân theo nguyên tắc sau:

Nhu cầu vật tư trong một năm được biết trước và ổn định (không đổi).

Thời gian chờ hàng (kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận hàng) không thay đổi và không phải được biết trước; Sự thiếu hụt dự trữ hoàn toàn không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện đúng; Toàn bộ số lượng đặt mua hàng được nhận cùng một lúc; Không có chiết khấu theo số lượng.

Mô hình lượng đặt hàng theo lô sản xuất (POQ – Production Order Quantity Model): Đây là mô hình được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục. Mô hình này được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp vừa sản xuất vừa bán hoặc doanh nghiệp tự sản xuất vật liệu để dùng. Để áp dụng được mô hình này, doanh nghiệp cần xác định rõ mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất hoặc mức cung ứng của nhà cung cấp.

Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM – Quantity Discount Model): Ðể tăng doanh số bán hàng, nhiều doanh nghiệp thường đưa ra các chương trình giảm giá đối với khách hàng mua với số lượng lớn với mức giá ưu đãi. Chính sách bán hàng như vậy được gọi là bán hàng khấu trừ theo số lượng mua. Tuy nhiên, nếu khách hàng mua số lượng lớn thì chi phí lưu kho sẽ tăng và đồng thời lượng đặt hàng sẽ tăng theo, dẫn đến chi phí đặt hàng giảm. Mô hình này sẽ giúp doanh nghiệp xác định mức đặt hàng sao cho tổng chi phí về hàng dự trữ hàng năm là nhỏ nhất.

Áp dụng hình thức sản xuất dây chuyền nhằm tối đa hóa sản phẩm dỡ dang: Dạng bố trí sản xuất dây chuyền là dạng bố trí các hoạt động cần thiết theo các dây chuyền mà người tiếp nhận dịch vụ hoặc bán thành phẩm di chuyển theo nó; Trong đó, máy móc và bộ phận lắp ráp được bố trí dọc theo đường đi của sản phẩm và sắp đặt theo trình tự yêu cầu bởi công nghệ hay kế hoạch sản xuất. Bố trí mặt bằng sản xuất bao gồm thiết bị, cụm sản xuất theo hình có dạng chữ U, Z, T bằng quá trình liên tục thay cho bố trí máy theo chức năng (ví dụ theo cụm máy tu-pie, cụm máy khoan,…).

Áp dụng công cụ quản lý trực quan, tập trung vào khu vực sản xuất và khu vực kho nhằm trực quan hóa tình trạng tồn kho. Cân bằng sản xuất để đồng bộ công suất giữa các công đoạn nhằm giảm bớt tồn đọng bán thành phẩm trên chuyên hoặc quá trình. Điều quan trọng là biết “tiết chế” công đoạn sản xuất “quá nhanh” và đẩy tốc độ của công đoạn sản xuất “chậm” để giảm tồn kho. Điều chỉnh dòng chảy sản xuất.

Sử dụng phương pháp Kanban trong sản xuất kéo (quá trình sau yêu cầu, quá trình trước mới hoàn thành). Hoạt động chuyển đổi nhanh thông qua công cụ QCO – SMED (Quick Change Over – Singer Minute Exchange of Dies).

Nam Dương